Czym jest zarządzanie czasem

Większość ludzi marnuje swój czas. Czas to zasób, którego nie można zaoszczędzić, przechować czy pożyczyć. Każda minuta źle wykorzystana już nigdy do ciebie nie wróci. Nie będziesz zatem miał możliwości naprawienia wcześniej popełnionych błędów źle wykorzystanego czasu.

Jedyne, co możesz zrobić, to nauczyć się, jak rozsądnie wykorzystywać posiadany czas i unikać marnowania go w przyszłości. Wykorzystywanie czasu w pełni nie oznacza jednak, że od tej pory nie będziesz już mógł odpoczywać, spotykać się ze znajomymi, chodzić z dziećmi na spacer czy bywać w kinie. Właściwe wykorzystanie czasu oznacza, że będziesz wykonywać te same czynności szybciej. Do ciebie także będzie należała decyzja, czy zaoszczędzony w ten sposób czas przeznaczysz na relaks czy na dalszą pracę.

Dobre gospodarowanie czasem nie oznacza jednak tylko szybszego wykonywania zadań. Oznacza także efektywniejszą pracę związaną z lepszą organizacją swoich zadań. Dzięki lepszej organizacji i dobremu planowaniu będziesz mógł sięgnąć wyżej niż dziś myślisz, że sięgnąć możesz.

Po świecie chodzi mnóstwo ludzi zapracowanych. Są bezustannie przeciążeni swoimi zajęciami. Nie mają czasu na odpoczynek, nie biorą urlopów, nie chodzą nawet na zwolnienia lekarskie narażając tym swoje zdrowie. Wielu z nich przepracowało ciężko w swoim życiu 10, 20 czy 30 lat, a dziś znajdują się niewiele wyżej niż wtedy, gdy zaczynali. Pracowali bezustannie, ale ich praca była marnotrawstwem czasu i wysiłku. Nie pracowali bowiem dla realizacji swoich celów, które mogłyby poprawić ich sytuację. Wykonywali jedynie codzienne, rutynowe obowiązki, które nigdy nie dały im więcej niż zmęczenie oraz wynagrodzenie ledwo starczające na przeżycie.

Umiejętność dobrego zarządzania czasem daje możliwość opanowania dwóch niezwykle ważnych czynności. Po pierwsze, umiejętności pracowania szybkiego. Po drugie, umiejętności takiego ustalania priorytetów i organizowania swojej pracy, żeby wykonywanie codziennych obowiązków doprowadziło cię krok po kroku na wyżyny twej kariery. Jeżeli zrozumiesz i przyjmiesz opisane tu metody, staniesz się twórcą własnego życia. Dojdziesz na szczyt tej góry, którą sam sobie wybierzesz. Zrobisz to optymalnym nakładem sił, ograniczając stres do minimum.

Określanie priorytetów

Ludzie gubią się w nadmiarze celów lub, co gorsza, w ich braku. W jednym i drugim przypadku stoją w miejscu lub błądzą w kółko. Brak celów lub posiadanie ich nazbyt wielu, a do tego nieuporządkowanych jakąś wiążącą ich formułą (zwaną inaczej strategią), jest jak stanie na skrzyżowaniu wielu dróg. Drogi te dalej rozwidlają się tworząc odnogi, a od tych odnóg odchodzą kolejne odnogi. Jeżeli wybierasz jedną z nich bez przemyślenia, wcześniej czy później się zgubisz.

Sztuka efektywności w działaniu polega na skupieniu. Skupieniu wysiłków, skupieniu myśli, skupieniu uwagi. To jest jak z laserem lub soczewką, których siła polega na skupieniu światła. Dzięki skupieniu światła oba te przyrządy osiągają bardzo dużą moc sprawczą. Dzięki skupieniu światła słonecznego soczewką możesz rozpalić ogień, a laserem wypalić otwór w stali.

Jeżeli nauczysz się skupiać swój wysiłek na jednym celu, znikną twoje przeszkody, a rozwój osobisty nabierze tempa.

Priorytety

Priorytetami nazwijmy tu taki cel, który będzie ci towarzyszył, jeżeli nie przez całe życie, to na pewno jego znaczą część. Jest to najbardziej ogólna wytyczna, którą od tej pory będziesz się kierował w podejmowaniu wszystkich istotnych decyzji, jakie będą przed tobą stały.

Istota ustalania priorytetów polega na określeniu od 1 do 3 najważniejszych celów w życiu. Cele, które tu określisz, muszą stać się towarzyszami twojego życia na dobre i na złe, zupełnie tak jak współmałżonek. Być może pomyślałeś teraz sobie, że nie możesz ustalać celów na kolejne 10 lat, skoro tak naprawdę nie wiesz, co się stanie z tobą za rok, jak się zmienisz i czego będziesz chciał od życia? Na razie nie przejmuj się tym. Twoje cele zawsze będziesz mógł modyfikować, nawet nie tyle mógł, ale musiał to robić. Twoje cele będą się zmieniały wraz ze zmianami w twoim życiu oraz wraz ze zmianami twojej świadomości. Im więcej będziesz wiedział, rozumiał, im bardziej będziesz dojrzewał, tym inaczej będziesz postrzegał otaczający cię świat. Będziesz zatem musiał zmieniać obraz siebie w tym świecie i będziesz musiał zmieniać swoje cele.

Dlatego wykonaj teraz ćwiczenie, które może stać się przyczyną zmian w twoim życiu. Poświęć mu całą swoją uwagę i koncentrację.

Ćwiczenie 1. Kreowanie priorytetów

Ćwiczenie to ma na celu pomóc ci w określeniu twoich naczelnych priorytetów. Składa się z następujących kroków:

1. Wypisz 100 celów.

Tak, ta setka ma wielkie znaczenie. Zacznij to robić a zorientujesz się, że przy 10 może 20 celu zaczynasz tracić wenę twórczą. Bo co możesz jeszcze napisać, skoro napisałeś już wszystko, co było ważnymi dla ciebie celami? Ten „kryzys” to bardzo ważny moment w tym ćwiczeniu. Wyrzuciłeś z siebie już wszystko, co miałeś w świadomości, o czym od dawna myślałeś i pamiętałeś, a teraz poszukaj głębiej. Poszukaj w podświadomości. Zapomnij o rozsądku, zapomnij o logice i sensie twojego zadania. Pisz, co przychodzi ci do głowy. Przebij się przez dno i sięgnij głębiej. Początkowo nie będziesz miał żadnych pomysłów, dlatego zmuś się. Pisz bzdury, pisz o rzeczach bezsensownych, ale takich, których realizacja przyniosłaby ci satysfakcję. Spróbuj nie analizować, zapomnij się. Baw się teraz tym ćwiczeniem, jeżeli chcesz, możesz określać cele w postaci prostych rysunków, to bardzo pomaga. Drąż go jeden po drugim, tak jak się wygrzebuje małe kamyczki spod wielkiego głazu. Wpadnij w strumień myśli, płyń i baw się swoimi skojarzeniami. Wkrótce zobaczysz, że twoje początkowo bezsensowne cele przybierają pewną kształtną formę. Zaczniesz odnajdywać w nich sens. Zakończ to ćwiczenie dopiero wtedy, gdy będziesz miał już listę 100 celów. Jeżeli nie dasz rady, to zatrzymaj się na mniejszej ich liczbie. Ważne, by żadne ćwiczenie nie było dla ciebie męczące, bo to zniechęca do rozwoju.

2. Przyjrzyj się celom. Usuń z listy cele bezsensowne i bezużyteczne.

Najpierw przyjrzyj się spokojnie temu, co napisałeś. Dostrzeż najciekawsze i najdziwniejsze pomysły. Przypomnij sobie raz jeszcze, co myślałeś i co czułeś, gdy je pisałeś na tej kartce. Następnie usuń z listy te z nich, które są całkowicie nieprzydatne, niezrozumiałe czy bezsensowne. Usuń je jednak tylko wtedy, gdy rzeczywiście nie będziesz widział dla nich żadnej przydatności lub całkowicie ich nie rozumiał. Każdy inny cel, choćby najbardziej błahy, niech zostanie do dalszej obróbki.

3. Połącz pozostałe cele we wspólne kategorie

Weź teraz duży karton lub kilka kartek papieru. Przyjrzyj się raz jeszcze swoim celom i spróbuj pogrupować je w kilka kategorii, czyli połączyć kilka lub kilkanaście celów w grupy. Mogą to być przeróżne grupy, np. rodzina, cele zawodowe, hobby, itp. Postaraj się jednak, by tych grup nie było nazbyt wiele. Najlepiej nie więcej niż 10. Jeżeli jakieś cele nie pasują do żadnej grupy, pozostaw je swobodnie. Nie każdy cel musi wiązać się z innymi.

4. Nazwij te grupy.

W tym etapie nadaj nazwę grupie swoich celów. Patrząc łącznie na wszystkie cele w danej grupie określ na ich podstawie jeden spójny cel łączący je wszystkie. Np. cele, które łączy temat rodziny określ mianem – chcę mieć szczęśliwą rodzinę. Cele, które łączy twoja kariera zawodowa określ mianem – chcę być najlepszym artystą, tancerzem, mechanikiem, biologiem. Znajdź określenie celu, które najlepiej pasuje zarówno do grupy, którą stworzyłeś, jak i do ciebie samego. Te cele mają przede wszystkim trafić do twojego przekonania. To nie jest matematyka czy inżynieria. Tu nie musisz łączyć elementów z dokładnością do mikrometra. Tu musisz wierzyć, że to co teraz robisz, jest twoje, jest dla ciebie i jest ci potrzebne.

5. Wybierz swoje naczelne cele (priorytety)

W tym kroku masz do wyboru różne wersje działania.

1. Wybierz z istniejących i nazwanych grup od 1 do 3 grup. Mają to być te grupy, te naczelne cele, które spośród wszystkich innych są najważniejsze. To będą twoje cele priorytetowe, które będziesz rozwijał i realizował przez kolejne lata.
2. Jeżeli uważasz, że stworzyłeś więcej niż 3 ważne dla ciebie grupy celów, postaraj się je połączyć. Połącz dwie lub więcej grup w jedną całość i podobnie jak w poprzednim kroku nadaj jej nazwę. Niech ta nowa grupa zawiera w sobie większą ilość celów cząstkowych. Pamiętaj jednak, że ostatecznie nie powinieneś posiadać więcej niż 3 naczelne cele. Im więcej celów będziesz chciał realizować, tym bardziej będziesz rozpraszać własne wysiłki.
3. Może się zdarzyć, że jeden z wymienionych przez ciebie w pierwszym kroku celów jest na tyle ogólny, że zawiera w sobie wiele innych. W takiej sytuacji niech ten cel stanie na czele całej podległej mu grupy. Może być również tak, że jeden z tych celów jest na tyle unikalny, że sam w sobie stanowi cel naczelny. Jakkolwiek byś tego nie widział, pozostań przy nie więcej niż 3 celach, które będą ci miały towarzyszyć w twojej drodze przez życie.
4. Jeżeli jednak w żaden sposób nie jesteś w stanie połączyć z sensem wypisanych celów lub tych grup jest nadmierna ilość, to wybierz te z nich, które po prostu uważasz dla siebie za najważniejsze.

6. Przemyśl to jeszcze raz

Jeżeli wykonałeś to ćwiczenie zgodnie z instrukcją, zajęło ci to nie więcej niż kilkadziesiąt minut. Jeżeli nigdy wcześniej nie zastanawiałeś się nad swoimi celami życiowymi to nie czarujmy się, nie będziesz w stanie tego zrobić w ciągu tak krótkiej chwili. Określenie swoich priorytetów życiowych wymaga poświęcenia wielu godzin, czasami dni a nawet tygodni. Częstego powracania do nich w swoich myślach. Potraktuj w takiej sytuacji to ćwiczenie jako narzędzie uruchamiające pewien ważny proces, którego koniec nastąpi wtedy, gdy będziesz na to gotowy. Nie bagatelizuj znaczenia tego ćwiczenia!

Teraz masz już swoje cele. Swoje priorytety. One mają towarzyszyć ci w twojej dalszej drodze życiowej. Potraktuj te cele jako istotne wytyczne w twoim życiu, ale nie jak wykute w kamieniu hieroglify, których znaczenia już nikt nie może zmienić. Wracaj często myślami do nich. Jeżeli uznasz to za stosowne, modyfikuj je do tego momentu, aż nie staną się dla ciebie doskonałe, aż całkowicie ci będą odpowiadać. Pamiętaj, że to ty je będziesz realizować w przyszłości, a tym samym będziesz stawać się tym, jakie cele sobie wybrałeś.

Należy tu jeszcze wyjaśnić, dlaczego to ćwiczenie miało być wykonane właśnie w ten sposób. Sprawa wydobywanie informacji z podświadomości już została omówiona. Pozostała jeszcze kwestia łączenia celów w większe grupy. Cel, który ma mieć naturę celu długofalowego, priorytetowego dla życia, musi być celem szerokim i ogólnym. Inny rodzaj celu, np. taki, który można zrealizować w tydzień, ze swojej natury nie może być celem życiowym. Można oczywiście poszukać od razu 2-3 najważniejszych celów bez męczenia się z całą setką. Takie ustalanie celów niezwykle spłaszcza ich znaczenie i głębię. Wykonując to ćwiczenie w sposób podany powyżej masz szansę na doświadczenie pełnej gamy ważnych dla ciebie spraw. Robiąc to w ten sposób będziesz widział swoje naczelne cele w całej ich przestrzeni i okazałości. To będzie tylko przez ciebie zrozumiany system unikalnych powiązań, które wkrótce zaczniesz realizować.

Zasady zarządzania czasem

Dla lepszego zrozumienia zasad zarządzania czasem warto jest poznać dwie podstawowe i bardzo przydatne zasady. Jedna z nich to zasada Pareto, druga zasada ABC.

Zasada 80/20 (zasada Pareto)

Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników ma swoje źródło w 20% przyczyn. Inaczej mówiąc, jedynie 20% naszych wysiłków jest naprawdę skutecznych, bo dzięki nim osiągamy 80% oczekiwanych rezultatów. Schemat leżący u podstaw tej zasady został odkryty w roku 1897 przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto.

Zasada Pareto (80/20) na wykresie

Opracowanie własne

Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny naszych sukcesów będą miały z grubsza taką samą wagę, że wszyscy klienci są równie ważni, że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra, jak każda inna. Tymczasem jest zupełnie inaczej, najważniejszy wniosek jaki można wyciągnąć z tej zasady jest taki, że analizując przyczyny określonego skutku (np. bardzo dobrych wyników sprzedaży, konfliktu w firmie lub małżeństwie, strajku itp.) należy spośród wszystkich wybrać tylko te najważniejsze. Koncentrując się na nich rozwiążemy nasz problem szybciej niż wtedy, gdy będziemy zajmować się wszystkimi przyczynami problemów, a nasz cel zrealizujemy sprawniej niż wtedy, gdy zajmować się będziemy wszystkimi przesłankami sukcesu.

Kilka przykładów zastosowania zasady Pareto

• 20% produktów firmy daje jej 80% zysków
• 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
• 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
• 20% nauczycieli tworzy 80% problemów podczas sesji egzaminacyjnej
• 20% słownictwa wystarczy, by móc czytać 80% tekstów w języku obcym
• 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
• 20% ubrań nosimy przez 80% czasu
• 20% naszej pracy daje 80% efektów

Liczb 80 i 20 nie należy traktować dosłownie, są one tylko najczęściej pojawiającą się proporcją w obserwacjach. Bardzo często ten stosunek jest inny, równie dobrze może to być 70/30 czy 60/40. Nie jest to istotne. Najważniejszy wniosek ze zrozumienia tej zasady jest taki, że zawsze należy wyszukiwać te czynności, które przynoszą największe efekty, a pomijać inne, mniej wartościowe.

Jak wykorzystać zasadę Pareto?

Świadomość tej zasady może być naprawdę cenną wiedzą. Pamiętaj, żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego właśnie dobrze jest wybierać te rzeczy, te czynności, które przynoszą najwięcej efektów. Taki optymalny wybór pozwala na osiągnięcie znacznie większych efektów, bo robimy tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne.

Jeżeli twoim celem jest zdobycie awansu to uświadom sobie, że jedynie niewielka część wszystkich twoich wyników będzie wpływała na opinię przełożonych o tobie. Jeżeli uczysz się do egzaminu to pamiętaj, że jedynie mała część książki zawiera większość najważniejszych i potrzebnych ci informacji. Postaraj się znaleźć je i skupić się na nich. Wyrób w sobie nawyk koncentracji na sprawach istotnych, a twój rozwój nabierze tempa.

Ćwiczenie: Rozumienie zasady Pareto

Cel lub problem	Wymień wszystkie przyczyny	Znajdź kluczowe przyczyny
1.
2.

Dzięki temu ćwiczeniu opanujesz istotę zasady 80/20. W pierwszej kolumnie napisz cel, który chciałbyś osiągnąć lub problem, który chciałbyś rozwiązać. W kolumnie drugiej odnajdź wszystkie znane ci źródła problemu lub wszystkie znane ci działania konieczne do realizacji celu. Będziesz do tego potrzebował większej kartki. W trzecim kroku wybierz spośród całej gamy przyczyn te, które uważasz za szczególnie istotne dla osiągnięcia zamierzonego wyniku. Swoje wnioski przedyskutuj ze znajomymi. Wspólna wymiana poglądów sprzyja efektywności poszukiwania rozwiązań.

Zasada Eisenhowera

Amerykański generał Eisenhower stosował pewną prostą zasadę, która zyskała na popularności w świecie biznesu. Wszystkie zadania, jakie miał do zrealizowania, dzielił wg ich ważności i pilności. Na podstawie tych dwóch kryteriów przydzielał wszystkim zadaniom kategorię A, B, C lub D.

Zadania ważne

Zadania ważne to wszystkie te, których realizacja przybliża cię do osiągnięcia twoich ważnych celów. Wykonując zadanie ważne rozwijasz siebie, rozwijasz firmę, projekt. Po zakończeniu zadania ważnego wchodzisz na kolejny szczebel na drabinie twoich osiągnięć.

Wśród rzeczy ważnych znajduje się te 20% zadań, które decydują o 80% wyników twojej pracy.

Zadania pilne

To sprawy, których nie można odkładać na później. Sprawy, których gonią terminy i które nie mogą dłużej czekać. Przykładami takich spraw są: telefon urodzinowy do znajomego, złożenie dokumentów w Urzędzie Skarbowym, zapłacenie rachunków za prąd, odbycie umówionego spotkania z klientem.

Podział zadań wg zasady Eisenhowera (ABCD)

Opracowanie własne

 

Klasyfikowanie zadań

A – Pole to określa sprawy, które są jednocześnie ważne i pilne. Wymagają one natychmiastowego działania lub wykonania w najbliższej przyszłości. Realizacja tych zadań przybliża cię do realizacji twoich naczelnych celów i nie pozostawia czasu do namysłu. Przykładem takich zadań jest ukończenie ważnego projektu, który został zlecony ci przez szefa lub klienta czy przygotowanie się do ważnego egzaminu.

B – Tą kategorią określamy zadanie ważne i mało pilne. Ich realizacja przyczynia się do twojego rozwoju, realizacji naczelnych celów, ale można je odłożyć na później. Do takich typów zadań zaliczamy przeważnie sprawy związane z osobistymi aspiracjami, jak np. nauka języka.

Do tej kategorii zadań należą jednak też takie, które należałoby wykonywać i nie powinno się ich odkładać, ale ponieważ zadania klasy A są ważniejsze, to zadania B muszą poczekać. Jeżeli nie wykonasz zadań klasy B, to nie będzie to dla ciebie sytuacja komfortowa, bo np. ktoś się na tobie zawiedzie. Jeżeli jednak nie masz wyjścia i nie jesteś w stanie wykonać zadania B, to trudno, nic na to nie poradzisz. Będziesz musiał się wytłumaczyć, przeprosić, może zadośćuczynić stratom. W pierwszej kolejności jednak zawsze musisz wykonać zadania A.

C – Zadania mało ważne a pilne. Zaliczyć tu można czynności drugorzędne pod względem ważności, które z pewnych powodów stały się zadaniami pilnymi. Przykładem tego typu zadań może być odebranie listu poleconego z poczty czy przygotowanie prezentacji na jutrzejsze spotkanie firmowe z mało ważnym klientem.

Zastanawiając się, co zrobić z zadaniami typu C, zastanów się po pierwsze nad pytaniem - co się stanie, jeżeli tego nie zrobię? Czy wynikną z tego jakieś konsekwencje?

Jeżeli okaże się, że konsekwencje mogą być nieprzyjemne, zastanów się jeszcze, czy może któryś z twoich kolegów nie ucieszyłby się, mogąc je za ciebie wykonać. Jeżeli i takie rozwiązanie nie jest możliwe, to zrób je sam poświęcając na to najmniejszy możliwy nakład pracy i czasu. Tego typu zadania najlepiej jest zostawiać sobie na ostatnią chwilę. Mała ilość czasu poprawi twoją koncentrację i przyspieszy zakończenie.

D – To zadania nieważne i mało pilne. Najlepszym miejscem na tego typu zadania jest kosz. Nie oszczędzaj w nim miejsca.

Ćwiczenie: Porządkowanie własnych zadań i celów

1. Zrób listę spraw, które masz załatwić:
   1. dzisiaj
   2. w tym tygodniu
   3. w tym miesiącu
   4. w tym roku
2. Określ, które z nich są szczególnie istotne, tzn. ich wykonanie przyczyni się do realizacji największej części wyniku (zgodnie z zasadą Pareto)
3. Podziel zadania na kategorie A, B, C i D zgodnie z opisanymi powyżej zasadami.

Analiza czasu pracy

Przechodzimy teraz od spraw ogólnych, do spraw bardziej konkretnych, mających znaczenie w codziennej pracy.

Większość z nas nie zastanawia się nad tym, jak mijają nam dni. Sprawy pojawiają się i mijają. Zadania rozpoczynamy i kończymy lub przekładamy na później. Spotykamy na korytarzu znajomych, odbieramy telefon i ucinamy sobie miłą pogawędkę. Rzadko kiedy próbujemy miarodajnie oszacować, ile naszego czasu wykorzystujemy efektywnie, a ile tracimy bezpowrotnie.

Analizę czasu pracy można wykonać opierając się na przygotowanej do swoich potrzeb tabeli. Tabela ta ma za zadanie pokazać, ile czasu poświęcamy w tygodniu na zadania pogrupowane wg istotnych dla nas kategorii. W przykładowej tabeli poniżej wyliczony jest czas poświęcony na pracę w kategoriach takich, jak tworzenie koncepcji, wykonywanie dzieła (czymkolwiek ono by nie było), spotkania służbowe, itd. Tu uwzględnia się jedynie dni robocze od poniedziałku do piątku.

 

Przykładowa tabela analizy czasu pracy [w godzinach]

 

Kategoria	Pon	Wt	Śr	Cz	Pt	Suma	Procenty
Tworzenie koncepcji	0	1	1	0	0	2	5%
Wykonywanie dzieła	2	4	1	0	3	10	22%
Spotkania służbowe	2	4	2	6	1	15	33%
Nauka	1	3	4	2	1	11	24%
Inne	1	4	0	0	2	7	16%

W kolumnie „suma” zliczone są godziny w każdym z wierszy. W kolumnie procenty przedstawiono udział procentowy danej kategorii w całym czasie przeznaczonym na pracę (czas poświęcony na daną kategorię zadań dzielony przez sumę wszystkich godzin pracy wyliczoną w tabeli * 100%).

Wynik procentowy przedstawiony jest następnie na wykresie kołowym.

Wykres podziału czasu pracy w rozbiciu na kategorie

Ten wykres jest prezentacją graficzną wyniku otrzymanego w tabeli. Dokonując analizy wykresu trzeba się zastanowić, jak autor tego badania (tu postać hipotetyczna) wykorzystuje swój czas? Czy powinien być z siebie zadowolony czy nie?

Największy udział w całości wykorzystanego czasu pracy mają spotkania służbowe. Pojawia się pytanie, czy one są konieczne? Jaką korzyść przynoszą? Czy można z nich zrezygnować? Czy można je skrócić?

Być może te spotkania są ważną częścią pracy naszego bohatera, ale być może spotkania te są po prostu okazją do pogawędek z kolegami o sprawach mniej istotnych. W takiej sytuacji jest to obszar, który może ulec modyfikacji, np. na korzyść tworzenia koncepcji, która stanowi znacznie wyższą wartość dla realizacji celów naszego pracownika.

Ćwiczenie: Analiza twojego czasu pracy

Poniższe ćwiczenie ma ci uświadomić, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas. Powinno się je regularnie wykonywać przez okres 1 tygodnia.

Żeby dobrze wykonać to ćwiczenie, zrób następujące czynności:

1. Zrób listę zadań, spraw, czynności, którymi zwyczajowo zajmujesz się w swojej pracy.
2. Pogrupuj je na kilka kategorii. Nie za dużo, najlepiej nie więcej niż 10.
3. Narysuj tabelę jak wyżej i wypisz w niej wszystkie wymienione przez siebie kategorie. Może być w komputerze. Idealnie nadaje się do tego arkusz kalkulacyjny.
4. Kiedy wykonasz zadanie należące do danej kategorii wypełnij tabelę. Np. po dwugodzinnej pracy nad dokumentacją nanieś informację o tym w kategorii „praca administracyjna” lub inna, lepiej odpowiadająca specyfice tego zadania.

Jeżeli nie możesz wypełniać tabeli po każdym wykonanym zadaniu, zrób to 3-4 razy w ciągu dnia. Co 2 godziny zrób krótkie podsumowanie i wypełnij tabelę. Jeżeli i to jest dla ciebie zbyt często, oszacuj czas swojej pracy pod koniec każdego dnia. Pamiętaj jednak, że wtedy wiele szczegółów umknie twojej uwadze.

5. Pod koniec tygodnia zsumuj tabelę i określ procentowo, ile czasu poświęciłeś na każdą kategorię. Narysuj koło, które pomoże wizualnie zobrazować twój wynik. Zastanów się teraz trochę na nim. Czy jesteś zadowolony ze swojego zarządzania czasem? Czy ten mijający tydzień oceniasz jako efektywnie wykorzystany?
6. Zastanów się teraz nad możliwą reorganizacją twojego czasu. Które kategorie są twoimi 20% nakładu, dzięki którym osiągasz 80% korzyści? Które z nich należą do klasy A, czyli są ważne i prowadzą cię prostą drogą do twoich naczelnych celów? Które z nich muszą być i nie da się z nich zrezygnować, ale nie wnoszą szczególnie dużej wartości w twoje życie? Których z nich mógłbyś się pozbyć lub ograniczyć do minimum, bo nie są ani ważne, ani pilne?

Narysuj teraz swoje nowe koło wykorzystania czasu. Tym razem jednak określ twój idealny podział zadań. Taki, z którym byś się najlepiej czuł. Uwzględnij realne ograniczenia twojej sytuacji. Nie wszystko możesz zmienić, ale część zadań na pewno możesz zmodyfikować. Zastanów się, które zadania możesz ograniczyć, a którym powinieneś poświęcić więcej czasu.

Modyfikacja wykresu

Nasz hipotetyczny bohater analizy postanowił, że musi więcej czasu poświęcać na tworzenie koncepcji, wykonywanie dzieła i naukę, a zdecydowanie mniej na spotkania służbowe i działania inne. Innymi słowy, zwiększył nacisk na te działania, które prowadzą go najszybciej do celu (zadania A oraz zadania z grupy 20% Pareto), a zminimalizował czas na wykonywanie tych mniej przydatnych.

Przykładowy wykres zmodyfikowanego podziału czasu (na podstawie poprzedniego wykresu)

Planowanie

Dobry plan to połowa sukcesu. Im więcej czasu poświęcisz na planowanie, tym szybciej twoja praca zostanie wykonana. Poniżej przedstawiona jest prosta zależność pomiędzy czasem poświęconym na planowanie, a czasem potrzebnym do realizacji. Dodatkowy czas, który przeznaczysz na dokładne zaplanowanie wykonania zadania zwróci ci się z nawiązką. Nic tak nie zabiera czasu i nerwów, jak poprawianie własnych błędów. Dokładne planowanie ma je ograniczyć do minimum!

Zależności pomiędzy planowaniem a realizacją planów

Opracowanie własne

Jedną z najlepszych praktyk planowania jest planowanie na piśmie. My ludzie mamy unikalny dar zapominania o sprawach, o których nie chcemy pamiętać, zwłaszcza wtedy, gdy są one dla nas nieprzyjemne. Plan rozpisany na kartce papieru czy w komputerze wyeliminuje tę naszą słabość.

Plan napisany odciąża naszą pamięć. Jeżeli musisz pamiętać o 1-2 sprawach dziennie, możesz pozwolić sobie na trzymanie ich w pamięci. Jeżeli masz ich kilkanaście, a dzień pełen niespodzianek i stresujących sytuacji, na pewno zapomnisz o części z nich.

Planowanie na piśmie jest także doskonałym narzędziem kontroli. Po skończonym dniu możesz stwierdzić, czego nie udało ci się załatwić i przenosisz zadanie na następny dzień.

Harmonogram

Jeżeli masz do zrobienia zadanie złożone i długoterminowe, zrób harmonogram. Harmonogram to plan, który zadanie złożone rozbija na etapy i zadania szczegółowe. Każdemu zadaniu szczegółowemu przypisuje się szacowany czas wykonania. Suma wszystkich czynności wskaże pełny czas wykonania zadania. Poniżej przykład harmonogramu dla nieco mało poważnego zadania, jakim jest smażenie naleśników.

Przykładowy harmonogram smażenia - przygotowania naleśników dla większej rodziny

ETAPY I ZADANIA

CZAS W MINUTACH

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

suma

ETAP 1. Przygotowanie

X

X

10

Przygotowanie składników

X

Mieszanie składników

X

ETAP 2. Smażenie

X

X

X

15

Rozgrzewanie patelni

X

Smażenie właściwe

X

X

ETAP 3. Podawanie do stołu

X

5

ETAP 4. Jedzenie

X

X

X

15

ETAP 5. Sprzątanie

X

X

X

15

Zmywanie

X

Wycieranie naczyń

X

Chowanie do szafek

X

Opracowanie własne

Z tego może nieco mało poważnego przykładu wynika, że cały proces smażenia naleśników, od przygotowania do posprzątania, wyniesie około 1 godziny. Będzie składał się z 5 etapów. Zauważ, że niektóre z tych etapów rozbite są na swoje części składowe, inne zaś nie. Rozbicie zależy od złożoności zadania. Jasne, że w tym przypadku wykonanie harmonogramu jest mało sensowne. Jednak nie o przykład tu chodzi, a o metodę.

Jakie trudności napotkasz konstruując harmonogram?

Trudność wykonania harmonogramu zależy od kilku czynników. Po pierwsze, czy zadanie jest proste, czy złożone. Im bardziej złożone zadanie, tym więcej etapów i większe rozbicie na czynności podstawowe. Po drugie, znajomość tematu. Jeżeli zadanie wykonujesz rutynowo, np. po raz 10, będziesz znał wszystkie etapy i czynności konieczne do zakończenia całości zadania. Będziesz znał z dużą dokładnością czas wykonywania wszystkich koniecznych czynności. Jeżeli robisz to po raz pierwszy, twój harmonogram będzie musiał być siłą rzeczy szacunkowy. Twoje wyliczenia czasu będą przybliżone. Jednak im mniej wiesz o przebiegu twojego zadania, tym ważniejsze jest, byś się do niego dobrze przygotował. Tu czas poświęcony na planowanie i tworzenie harmonogramu na pewno ci zaprocentuje.

Jak wyliczyć czas potrzebny na wykonanie czynności, o których nie masz pojęcia?

Po pierwsze postaraj się poszukać kogoś, kto już to robił. Porozmawiaj z nim. Sporo możesz się dowiedzieć od tych, co już przechodzili twoją drogę. Po drugie, jeżeli nie znajdziesz kogoś takiego, spróbuj porównać określone zadania do innych, podobnych, które już kiedyś wykonywałeś. Wyliczenia będą obarczone dużym błędem, ale lepsze to, niż zupełny brak odniesienia. Po trzecie, jeżeli nie masz zielonego pojęcia o prawdopodobnym czasie trwania czynności i nie masz kim się wspomóc to trudno, idź na żywioł. Żołnierze znają takie pojęcie jak „rozpoznanie w boju”. Zacznij działać, zrób pierwsze kroki. Wkrótce będziesz wiedział więcej. Wtedy uzupełnisz i udoskonalisz swój harmonogram. Kiedy nie masz szczegółów dotyczących zadania, skoncentruj się na etapach.

Trzecią ważną do omówienia sprawą potrzebną do tworzenia harmonogramów jest ich dokładność. Spójrz! Harmonogram smażenia naleśników można byłoby opisać w dwóch posunięciach – pierwsze usmażyć naleśniki i drugie, posprzątać po obiedzie. Każdy przeciętny obywatel zrozumiałby, o co chodzi. Można jednak byłoby to zadanie rozbić na kilkadziesiąt drobnych czynności typu: wyjmij jajko z lodówki, stłucz skorupkę o brzeg talerza, wbij jajko do garnka, itd. Jak więc szukać właściwego poziomu szczegółowości? Odpowiedź nie może tu być jednoznaczna, bo to zależy od sytuacji i potrzeb. Jeżeli wystarczy ci bardzo ogólny zarys, to niech tak zostanie. Pamiętaj o najważniejszej zasadzie planowania – ono ma pomagać w działaniu, a nie je utrudniać!

Planuj dzień

Każdego wieczora zaplanuj zadania na następny dzień. Tak, wieczora a nie ranka, bo wtedy podświadomie przygotowujesz się na kolejny dzień. Kiedy ty śpisz, twój umysł pracuje. Daj mu zadanie na noc, żeby się nie nudził. To dobrze znana przez psychologów własność naszego umysłu. Praktykując planowanie wieczorem, od rana będziesz miał jasny umysł i poukładany w głowie plan dnia.

Do planowania stosuj terminarz, czyli innymi słowy kalendarz, w którym każdy dzień roku ma swoją oddzielną kartkę podzieloną na rubryki. W terminarz wpisuj wszystkie zadania i zajęcia, którymi się musisz zająć każdego dnia. Oczywiście także te wynikające z harmonogramu. Planuj dokładnie, ale miej dla siebie litość, zostaw sobie rezerwę czasową na wypadek wystąpienia przesunięć. Staraj się nie planować więcej niż 60% swojego czasu. Nie da przewidzieć się wszystkich zdarzeń, jakie są przed tobą. Ktoś się spóźni na spotkanie, popełnisz błąd w sztuce i będziesz zmuszony do dokonania korekt, wezwie cię szef na nudną naradę. Przecież nie odmówisz.

A teraz pewna historia.

Idzie sobie człowiek lasem, aż tu widzi drwala, który cały spocony i zdyszany, resztką sił piłuje bardzo tępą piłą wielki kawał drzewa. Ów człowiek podchodzi do tego biedaka i pyta go: „drwalu, dlaczego nie naostrzysz sobie piły, nie byłoby ci wtedy łatwiej piłować?” Drwal na to: „nie mam czasu, muszę to przepiłować!”

Pamiętaj, żeby ostrzyć swoją piłę – planuj przed każdym działaniem!

Realizacja planów

Dobry plan i właściwe przygotowanie jest połową sukcesu każdego przedsięwzięcia. Druga połowa sukcesu zależy od dobrej realizacji przyjętych wcześniej planów.

Przed przystąpieniem do działania warto znać pewną istotną zasadę. Nie każda pora dnia, tygodnia czy roku jest tak samo dobra do rozpoczynania pracy. Nie każda jest tak samo dobra do tego, by brać na siebie największy ciężar obowiązków.

Żyjemy w określonych rytmach, do których nasz organizm jest przyzwyczajony. Są to rytmy biologiczne i psychologiczne. Zwykle w ciągu dnia jesteśmy aktywni, a w nocy śpimy, zwykle w dni robocze pracujemy, a w weekendy odpoczywamy, zwykle w okresie wiosenno – jesiennym bardziej jesteśmy skoncentrowani na pracy, a w okresie przedurlopowym czy w okolicach świąt myślami jesteśmy poza pracą.

Dlatego rozpoczynajmy pracę w naturalnych dla nas początkach okresów. Jeżeli przystępujemy do większego projektu i możemy sobie pozwolić na wybór momentu startu, zacznijmy na początku tygodnia, a nie pod koniec. Przełóżmy duży projekt na czas po powrocie z wakacji, a nie rozpoczynajmy go na tydzień przed. Po pierwsze, nie skoncentrujemy się na naszych zadaniach we właściwy sposób, a po drugie, problemy związane z tym projektem będą zakłócały nam odpoczynek w czasie, kiedy powinniśmy całkowicie zapomnieć o pracy. Odpoczynek ma służyć „zresetowaniu” umysłu. To pozwala na uzupełnienie sił i powrót do pełnej efektywności.

Rytm dzienny

Wydajność pracy, zdolność koncentracji na zadaniu, jasność umysłu nie jest taka sama w każdej godzinie dnia. Podlegamy naturalnemu rytmowi dobowemu. Choć każdy człowiek ma nieco inny rytm, można dokonać pewnego uogólnienia, które będzie charakteryzowało większość ludzi. Wykres poniżej ilustruje podstawowe zależności.

Źródło: Seiwert L.J., Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1993, s. 32.

Pomimo istnienia różnic indywidualnych istnieje kilka zasadniczych cech wspólnych.

1. Największą wydajność osiąga się przed południem.
2. Po południu, w porze lunchu, pojawia się popołudniowy kryzys wydajności. Jest to najlepsza pora, by zrobić sobie przerwę na lunch i złapać „oddech” przed drugą połową dnia pracy. Większość znawców tematu nie zaleca pobudzania się kawą, ponieważ wydłuża to okres popołudniowego kryzysu.
3. Po ponownym wzroście wydajności po południu, krzywa zaczyna spadać aż do godziny 4 rano, kiedy to osiąga najniższą dobową wartość.

Jak wykorzystać wiedzę o krzywej wydajności?

Planując swoje codzienne zadania (każdego wieczora) uwzględnij krzywą wydajności. Zaczynaj dzień od zadań klasy A, wymagających najwyższego wysiłku, koncentracji i czasu. Najtrudniejsze zadania pochłaniają najwięcej energii. Niektórzy doradzają jednak, żeby przed wykonaniem zadania A zacząć od kilku bardzo prostych i szybkich zadań klasy B lub nawet C, traktując je jako rozgrzewkę przed „grą właściwą”.

Po południu zrób sobie przerwę lub/i wykonaj kilka zadań klasy C. Takich, które nie obciążają zbytnio umysłu, mają charakter rutynowy i nie zajmują wiele czasu. Na drugą połowę dnia zaplanuj zadania klasy B. Jeżeli twój dobowy rytm pracy jest zbliżony do opisanego powyżej, to jest to najlepsza pora dnia na zadania o mniejszej pilności. Na koniec dnia pracy pozostaw sobie zadania klasy C. Te zadania zwykle zabierają czas, ale są rutynowe i wykonuje się je automatycznie. Nie musisz więc już mieć jasnego umysłu, musisz jedynie pracować na minimalnym poziomie koncentracji.

Jest to oczywiście tylko ogólna wskazówka, bo określanie faktycznego planu zawsze uwarunkowane jest realną sytuacją, w której się znajdujesz. Być może po rozpoczęciu projektu klasy A „ugrzęźniesz” w nim i będziesz musiał odrzucić pozostałe zadania B i C. Z drugiej strony nierzadko występuje sytuacja, kiedy musisz stracić cały dzień lub więcej na wykonanie zaległych od dawna zadań klasy B lub C i przesunąć zadanie A na późniejszy termin. Zarządzanie czasem to nie matematyka. Konkretne rozwiązania zależą od sytuacji, w której się znajdujesz, a często od twojego własnego doświadczenia i wyczucia.

Pamiętaj, że nasz organizm przyzwyczaja się do rutynowych, tj. powtarzających się zachowań i zwyczajów. Jeżeli chodzisz spać codziennie o godzinie 23, to na pewno w porze zbliżania się tej godziny będziesz odczuwał bardzo dużą senność i nie będziesz mógł skoncentrować się na żadnej pracy. Fakt ten jednak nie przekreśla istnienia zależności opisanych na wykresie wydajności dobowej, a jedynie modyfikuje je o twoje indywidualne zwyczaje. Jeżeli musisz pracować całą noc, wytrzymaj swój nocny kryzys. Kiedy organizm „zrozumie”, że nie dostanie od ciebie tego, do czego przyzwyczaiłeś go codziennymi zwyczajami, wróci do naturalnego trybu wydajności.

Należy jednak pamiętać, że każdy z nas jest inny. Są osoby, które uaktywniają się dopiero pod wieczór i ich dobowa wydajność wygląda odmiennie niż ta opisana powyżej. Dlatego, dla lepszego zrozumienia swojego organizmu, narysuj swoją własną krzywą wydajności.

Tabela do wykonania własnego wykresu wydajności dobowej.

+50%
100%
- 50%
	6	8	10	12	14	16	18	20	22	24	2	4	6
	Godziny

Dwie zasady zwiększające efektywność wykonania

Jeden z autorów zajmujących się tematem zarządzania czasem i zarządzania projektami uznał, że spośród wielu reguł i zasad zwiększających efektywność wykonywania zadań dwie z nich mają szczególne znaczenie. Pierwsza to nastawienie na wynik, druga myślenie o kolejnym zadaniu.[1]

Nastawienie na wynik.

Podchodząc do wykonania określonego zadnia zastanów się, jakiego wyniku oczekujesz. Wyobraź sobie obraz tego wyniku. Nigdy nie zaczynaj wykonywać zadania nie wiedząc, do czego tak naprawdę zmierzasz. Koniec swojego zadania powinieneś widzieć oczyma wyobraźni zanim do niego się zabierzesz. Jeżeli twoim zadaniem jest posprzątanie pokoju, powinieneś widzieć obraz uporządkowanego pokoju. Jeżeli remontujesz mieszkanie i jako zadanie na dziś wyznaczyłeś sobie pomalowanie ścian w pokoju, to wykonując swoją robotę powinieneś widzieć pomalowane ściany, które będą zwieńczeniem twojej pracy.

Bardzo ważnym jest przy tym, byś nauczył się zawsze doprowadzać sprawy do końca i nie zostawiał zadań niedokończonych, rozgrzebanych, pozostawionych w połowie. Rób tak, żeby kolejny dzień zaczynać od początku nowego zadania, a nie od kontynuacji starego. Jeżeli zadanie, które masz do wykonania jest złożone i nie jesteś w stanie wykonać go w całości, podziel je na mniejsze części, ściślej, na mniejsze całości. Tak, by suma wszystkich małych całości stanowiła jedno wielkie twoje zadanie. Innymi słowy, jeżeli nie jesteś w stanie pomalować wszystkich ścian w ciągu dnia, potraktuj każdą ze ścian jako osobną całość. A jeżeli przyjmiemy, że pojedyncza ściana jest tak duża, że nie jesteś jej w stanie pomalować w ciągu dnia, podziel ją na widoczne dla ciebie mniejsze całości, np. od krawędzi ściany do linii drzwi. Jest coś pozytywnego w świadomości, że zadanie, jakie sobie stawiamy, zostało osiągnięte. Nasz mózg wydziela endorfiny, kiedy osiągamy sukces, czyli kiedy realizujemy postawione sobie cele.

Myślenie o kolejnym kroku

W trakcie realizacji konkretnego zadania od czasu do czasu przypominaj sobie, co jest twoim kolejnym zadaniem. To bardzo ważna zasada, ponieważ nadaje twoim działaniom (i myślom) rytm i dynamikę. Mamy coś takiego w sobie, że kiedy zbliża się koniec wykonywanej przez nas pracy, nasz organizm „myśli” o odpoczynku i przerwie. Jeżeli będziesz postrzegać każde zadanie jako wyizolowane od innych, kończąc je zaczniesz tracić rozpęd. Przystępując do zadania kolejnego będziesz na nowo musiał się rozpędzać.

Myśląc o następnym kroku utrzymujesz cały czas tą samą dynamikę, a więc zwiększasz swoją efektywność działania.

 

Opracowanie własne

Złodzieje czasu

Większość ludzi przez cały dzień jest zwykle bardzo zajęta. Nie ma często czasu nawet zjeść popołudniowego posiłku. Zostaje długo po godzinach pracy, żeby zakończyć niedokończone zadania.

Jednocześnie badania wskazują, że ludzie wykorzystują efektywnie 30 – 40% czasu. Reszta jest marnotrawiona z powodu złego planowania, bałaganiarstwa, nieumiejętności stawiania i realizowania priorytetów oraz braku dobrej organizacji pracy. Osobną przyczyną są czynniki zewnętrzne, jak niewłaściwe środowisko pracy, np. hałas.

Zastanów się, ile godzin dziennie tracisz na takie czynności, jak: rozmowy z przypadkowo spotkanymi znajomymi, odbieranie i wykonywanie telefonów w mało istotnych sprawach, uczestniczenie w nudnych spotkaniach służbowych, surfowanie w Internecie w poszukiwaniu sensacyjnych wiadomości, czytaniu nieznaczących wiadomości email, czatowaniu. Wymieniać można jeszcze długo. Większość tych czynności nie wnosi żadnej wartości w twoje życie i nie pomaga ci osiągnąć celów ani osobistych, ani zawodowych. Nieumiejętność kontrolowania tego typy „rozpraszaczy” powoduje, że będąc bardzo zapracowanym, tak naprawdę nie pracujesz. Stoisz w miejscu, bo twój wysiłek nie przynosi żadnych rezultatów, a jedynie stres i zmęczenie.

Poniżej przestawiona jest krótka ankieta. Poświęć jej chwilę czasu i zastanów się, jakie są przyczyny twojego marnowania czasu? Zaznacz właściwą odpowiedź krzyżykiem.

Ankieta analizująca złodziei czasu

Co zabiera mi czas?		Prawie zawsze	Często	Czasem	Prawie nigdy
Telefon	Telefon często do mnie dzwoni, a rozmowy zwykle trwają długo.
Interesanci	Ciągle przyjmuję ludzi, odpowiadam na ich pytania, co nie pozwala mi się zająć moją własną pracą.
Zebrania	Spotkania trwają zbyt długo i nie przynoszą pożytku.
Priorytety	Często gubię się w zadaniach. Staram się załatwić zbyt wiele rzeczy na raz. Zajmuję się zadaniami drobnymi zamiast koncentrować się na ważnych.
Presja czasu	Rzadko udaje mi się dotrzymywać terminów. Zwykle wypada mi coś nieprzywidzianego.
Korespondencja	Codziennie dostaję wiele e-maili. Mam bałagan w poczcie, a czytanie ich i odpisywanie zabiera mi wiele czasu.
Wymiana informacji	Komunikacja z innymi pozostawia wiele do życzenia. Często dochodzi do starć i nieporozumień.
Zlecanie	Rzadko udaje mi się zlecić sprawę komuś, kto mógłby to zrobić za mnie.
Odmawianie	Mam trudności z odmawianiem. Kiedy inni czegoś ode mnie chcą, a ja nie mam czasu, nie mówię im tego.
Ustalanie celów	Nie mam jasno określonych swoich własnych życiowych i zawodowych celów. Często nie widzę głębszego sensu mojej codziennej pracy.
Samodyscyplina	Czasami brakuje mi samodyscypliny. Odkładam zadania na później, nie kończę zaczętych spraw.
		X 0	X 1	X 2	X 3
	Ilość punktów

Źródło: Seiwert L.J., Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1993, s. 11.

Po skończeniu wypełniania ankiety podsumuj swoje zaznaczenia w oddzielnych kolumnach. Ilość odpowiedzi w pierwszej kolumnie od lewej pomnóż przez 0 (zawsze wyjdzie 0), w drugiej przez 1, itd. Następnie przeczytaj rozwiązanie dla swojej liczby punktów.

0-15 punktów

Nie masz zielonego pojęcia o zarządzaniu czasem. Nie umiesz go planować i nie potrafisz nim zarządzać. To inni zarządzają tobą. Naucz się zarządzania swoim czasem, a zmieni się twoje życie.

16-21 punktów

Starasz się zapanować nad swoim czasem, ale brakuje ci dyscypliny, by tego dokonać. Musisz nad sobą mocno pracować.

22-27 punktów

Potrafisz zarządzać swoim czasem i masz nad nim niezłą kontrolę. Twój wynik jest zadowalający. Jeżeli jednak dołożysz więcej starań, osiągniesz jeszcze lepsze wyniki, jeszcze bardziej poprawisz swoją wydajność.

28-33 punktów

Doskonale. Jesteś chodzącym przykładem, jak należy zarządzać swoim czasem. Pomyśl o spotkaniu ze współpracownikami, może uda ci się ich przekonać do osiągania podobnych wyników. Zrób im szkolenie.

Przyjrzyj się teraz krytycznie swoim złodziejom czasu. Zastanów się, które przeszkody mógłbyś wyeliminować przy niewielkim nakładzie sił, a na które musiałbyś poświęcić więcej wysiłku. Jeżeli nie jesteś w stanie usunąć przyczyn swoich zakłóceń, to może choć jesteś w stanie ograniczyć ich ilość. Swoje przemyślenia napisz na kartce w następujący sposób:

Jak złapać twoich złodziei czasu

Moi złodzieje czasu	Przyczyny	Możliwe kroki zaradcze

Bibliografia

1. Allen D., Getting things done, The art of stress free productivity, Penguin Book, 2001.
2. Harvard Business, School Press, Zarządzanie czasem, Helion, Gliwice 2007.
3. Seiwert L.J., Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1993.
4. Tracy B., Zarządzanie czasem, MUZA S.A., Warszawa 2007.

 

[1] David Allen w swoich książkach, m in: Getting things done, the art of stress free productivity, Penguin Book, 2001.