Według zwyczajowej definicji pojęcia „wynagrodzenie za pracę" przyjmuje się, że jest to obowiązkowe świadczenie pracodawcy wynikające ze stosunku pracy na rzecz pracownika, mające charakter roszczeniowy i stanowiące ekwiwalent za wykonaną pracę.

Zazwyczaj kwestie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy, jednak pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych układami zbiorowymi pracy powinien ustalać szczegółowo warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania (w hierarchii źródeł prawa zajmuje on tę samą pozycję, co regulamin pracy). W dużych zakładach pracy regulamin wynagradzania ma charakter przejściowy (traktowany jest jako akt przejściowy), ponieważ obowiązuje do momentu wejścia w życie ponad- lub zakładowego układu zbiorowego pracy. Natomiast pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników samodzielnie decyduje, czy indywidualnie ustala kwestie płac ze swoimi podwładnymi w oparciu o zawarte umowy o pracę, czy też opracowuje ogólnie przyjęty wówczas regulamin wynagradzania, przy czym należy mieć na uwadze, że art. 29 k.p. obliguje pracodawcę do wyraźnego określenia w umowie o pracę m.in. wynagrodzenia pracownika odpowiadającego rodzajowi pracy ze wskazaniem składników tego wynagrodzenia.

Podczas opracowywania regulaminu wynagradzania pracodawca powinien kierować się prawem do godziwego wynagrodzenia za pracę uwzględniając tym samym kryteria różnicujące wysokość wynagrodzenia, takie jak:

• rodzaj pracy (złożoność, ciężar, ponoszona odpowiedzialność);
• kwalifikacje pracownika wykonującego daną pracę (formalne wykształcenie, predyspozycje psychiczne i fizyczne, doświadczenie);
• jakość oraz ilość wykonanej pracy (np. zaangażowanie, wydajność, czasochłonność; ilość bywa mierzona metodą czasową i wynikową).

W treści regulaminu wynagradzania oprócz szczegółowych warunków wynagradzania obowiązujących u danego pracodawcy (zazwyczaj dotyczą wynagrodzenia zasadniczego, premii, prowizji i dodatków) powinny zostać określone także formy wynagradzania oraz poszczególne jego składniki, ich wysokość oraz zasady wypłaty. Opcjonalnie w dokumencie tym mogą również znaleźć się uregulowania dotyczące zasad wypłacania pracownikom dodatków funkcyjnych, stażowych, za pracę nadliczbową lub w szkodliwych warunkach, premii kwartalnych czy nagród jubileuszowych.

Należy pamiętać, że postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne niż inne przepisy prawa pracy.

Do regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio niektóre przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy (według opracowania poniżej).

Tryb wprowadzenia regulaminu w życie

Regulamin wynagradzania ustala samodzielnie pracodawca, jeśli jednak w zakładzie działa organizacja związkowa, to pracodawca jest zobowiązany uzgadniać z nią treść regulaminu tak długo, aż wypracowane zostanie wspólne stanowisko. W przypadku, gdy u pracodawcy funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa, te zaś w określonym terminie 30 dni nie przedstawią pracodawcy wspólnie uzgodnionego poglądu, decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.  

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, co nie wymaga rejestracji w żadnym organie. Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii dokonywania zmian w regulaminie wynagradzania przyjmuje się, że jego modyfikacja odbywa się w sposób identyczny, co jego ustalenie.

Zawieszenie obowiązywania regulaminu wynagradzania możliwe jest w całości lub w części, zawsze ma charakter tymczasowy (okres zawieszenia jest ograniczony), zaś podmiotami upoważnionymi do zawarcia takiegoż porozumienia są pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa (w przypadku jej braku przedstawicielstwo pracowników). Jest ono zgodne z prawem, jeśli jego wprowadzenie uzasadnia sytuacja finansowa pracodawcy, zawarte zostało porozumienie z reprezentującą pracowników organizacją związkową (lub reprezentacją pracowników), okres zawieszenia nie przekracza 3 lat, natomiast porozumienie w charakterze informacyjnym przekazano właściwemu inspektorowi pracy.

Kształtowanie wynagrodzeń

Wynagrodzenie złożone jest z następujących składników:

1) obligatoryjne (obowiązkowe, regulowane i gwarantowane przepisami kodeksowymi), czyli:

• wynagrodzenie zasadnicze ustalone w umowie o pracę wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, może przysługiwać za wykonaną czynność, jednostkę pracy albo przepracowany czas;
• wynagrodzenie za pracę w nocy w wysokości 20% (lub wyżej) stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, przy czym jego wysokość może być różna w poszczególnych miesiącach w zależności od liczby godzin przypadających do przepracowania na dany miesiąc;
• wynagrodzenie za dyżury pełnione poza normalnymi godzinami pracy w postaci czasu wolnego odpowiadającego długości pełnionego dyżuru, natomiast gdy nie ma takiej możliwości, będące wynagrodzeniem wynikającym z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną (jeśli takiego składnika nie wyodrębniono, przyjmuje się 60% wynagrodzenia zasadniczego);
• wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy (np. niezawiniony przestój) ustalane na podobnych zasadach, jak w przypadku wynagrodzenia za czas dyżuru, przy czym nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w tym okresie;
• w przypadku pracy nadliczbowej niezrekompensowanej czasem wolnym normalne wynagrodzenie obliczone za każdą godzinę i dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych w postaci 50% wynagrodzenia zasadniczego w dni robocze oraz 100% w nocy, niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy lub w dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Pracodawcy stosują najczęściej takie formy wynagradzania za pracę, jak:

• czasowa (wysokość wynagrodzenia ustala się na podstawie miary czasu pracy pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy, dotyczy prac prostych, takich, których efekty są trudno wymierne, a wydajność nie wpływa na wysokość wynagrodzenia);
• czasowo - premiowa (procedura wynagradzania tożsama jest z formą czasową, jednak w tym przypadku dodatkowo funkcjonuje premia jako składnik wynagradzania przyznawany za jakość pracy);
• akordowa (wynagrodzenie zależy od wydajności pracy mierzonej liczbą wykonanych jednostek produktu w określonej jednostce czasu, może przybrać formę akordu prostego polegającego na obliczaniu wynagrodzenia proporcjonalnie do liczby wykonanych wyrobów przy stałej płacy za daną jednostkę wytworzonego produktu, akordu progresywnego, gdzie wynagrodzenie za produkty wykonane ponad określoną normę jest zwielokrotnione lub akordu zryczałtowanego - wynagrodzenie jest określane z góry za całość pracy);
• prowizyjna (wynagrodzenie ustala się w umowie jako procent wartości sprzedanych produktów, wykonanych usług albo zawartych transakcji);
• ryczałtowa (uproszczona forma obliczenia wynagrodzenia za pracę ponadnormatywną oraz za pracę nocną, która ma zastosowanie do pracowników wykonujących stale pracę poza siedzibą pracodawcy w godzinach dokładnie nieustalonych; jego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych i w nocy).

Należy pamiętać, że można spotkać formę wynagradzania mieszaną, jak czasowo – akordowo - premiowa lub czasowo – prowizyjna.

2) fakultatywne (dobrowolne, dodatkowe elementy płacy), czyli:

• dodatek funkcyjny przyznawany do wynagrodzenia zasadniczego pracownikom zatrudnionym na stanowiskach nierobotniczych, związany z pełnieniem funkcji kierowniczej.
• dodatek brygadzistowski przysługujący pracownikom zatrudnionym na stanowisku robotniczym i pełniącym dodatkowo czasowo funkcję brygadzisty.
• dodatek za pracę zmianową rekompensujący uciążliwość pracy zmianowej (na drugiej lub trzeciej zmianie) przyznawany jako procent (np. 15% do 25%) od stawki wynagrodzenia zasadniczego.
• dodatek za pracę w warunkach szkodliwych wypłacany tylko za godziny pracy wykonywanej w warunkach uciążliwych lub niebezpiecznych, o których uznaniu za takowe decydują badania środowiskowe wykonywane (głównie) przez jednostki inspekcji sanitarnej.
• dodatek stażowy będący obligatoryjnym elementem wynagrodzenia w szczególności dla korpusu służby cywilnej, w urzędach i dla nauczycieli; u innych pracodawców ma charakter dobrowolny, który ustalany jest jako procent od wynagrodzenia zasadniczego.
• premia czyli inaczej świadczenie periodyczne zwykle występująca obok wynagrodzenia zasadniczego przy wszystkich systemach płac w postaci premii regulaminowej (element wynagrodzenia za pracę wypłacany po spełnieniu przez pracownika warunków wymaganych do jej uzyskania określonych w regulaminie premiowania, przy czym prawo do tej premii i jej wysokość nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy) oraz premii uznaniowej (mającej charakter nagrody, a jej przyznanie zależy od swobodnego uznania pracodawcy, natomiast pracownikowi nie przysługuje roszczenie ani o jej wypłatę, ani o uzupełnienie wysokości przyznanej premii).