Regulamin pracy to akt prawa wewnątrzzakładowego ustalający organizację i porządek w procesie pracy, regulujący prawa i obowiązki pracodawców i pracowników, zawierający elementy normatywne i informacyjne; jest zgodny z aktami prawnymi wyższego rzędu. Z uwagi na fakt, iż stosowany jest on powszechnie, należy niezaprzeczanie do najważniejszych zakładowych źródeł prawa. Jednak należy pamiętać, że:

• nie jest on samodzielnym źródłem prawa, ponieważ jego zakres, treść i tryb wydawania określają przepisy art. 104 k.p;
• obowiązek ich tworzenia dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników (wyłączając świadczenie pracy w oparciu o umowy cywilnoprawne);
• regulaminu pracy nie stosuje się, gdy jego problematyka uregulowana jest w układzie zbiorowym pracy;
• zakres treści regulaminu powinien obejmować zagadnienia dotyczące porządku w procesie pracy, wzajemnych obowiązków pracownika i pracodawcy, informacji na temat kar w odniesieniu do odpowiedzialności porządkowej.

Regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały (w tym odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej);
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac zabronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
• informację o karach stosowanych w ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Tryb wydawania i wprowadzania w życie regulaminu pracy:

• jeżeli w zakładzie pracy funkcjonują organizacje związkowe, przyjęcie przez pracodawcę regulaminu pracy wymaga uzgodnienia jego postanowień, które odbywa się poprzez prowadzenie negocjacji aż do wypracowania wspólnego stanowiska stron w danej sprawie;
• żadne przepisy prawa nie ograniczają czasu, w którym powinno nastąpić uzgodnienie postanowień regulaminu, dlatego też strony samodzielnie regulują tę kwestię; jedynie w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, te instytucje na uzgodnienie wspólnego poglądu mają 30 dni;
• tylko wtedy, gdy treść regulaminu pracy nie zostanie uzgodniona z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie lub gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca;
• gdy organizacje związkowe w ciągu 30 dni przedstawią wspólnie uzgodnione stanowisko, to pracodawca może wydać regulamin pracy, tylko jeżeli jego postanowienia zostaną zaakceptowane przez te związki, w przeciwnym wypadku pozostaje on pozbawiony tego prawa z powodu braku porozumienia;
• regulamin pracy zyskuje moc powszechne wiążącą po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom w sposób uznaniowy dla danego pracodawcy (jest to jedyny prawny warunek faktycznego wejścia w życie jego uregulowań, dotyczy on także nowozatrudnionych pracowników);
• ogłoszony regulamin pracy obowiązuje do czasu, kiedy nastąpi jego zmiana lub uchylenie, która dokonywana jest w tym samym trybie i w oparciu o identyczne zasady, jak w przypadku ustanowienia.

Dodatkowo, w przypadku zatrudnienia nowego pracownika obowiązkiem pracodawcy, oprócz zapoznania go z obowiązującym na terenie zakładu pracy regulaminem przed podjęciem pracy, jest także pisemne poinformowanie go o warunkach zatrudnienia i organizacji pracy w zakładzie, które powinno mieć miejsce w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

W/w informacja powinna zawierać dane dotyczące:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy;
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę;
• urlopu wypoczynkowego;
• długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Dodatkowo, w sytuacji gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, informacja powinna określać:

• porę nocną;
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia;
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W przypadku regulaminu pracy pracodawca może zapoznać nowego pracownika z jego treścią poprzez wręczenie egzemplarza, odczytanie lub zobowiązanie go do zapoznania się z jego treścią. Wówczas dowodem potwierdzającym w/w staje się pisemne oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy u danego pracodawcy, które przechowywane jest w jego aktach osobowych. W przypadku indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia, pracodawca sporządza ją w dwóch egzemplarzach, tak by jej kopię po doręczeniu pracownikowi za pokwitowaniem również złożyć do jego teczki pracowniczej.

Należy pamiętać, że postanowienia informacji o warunkach zatrudnienia mogą ulec zmianie, dlatego też powinna być ona wówczas aktualizowana.