Proces zarządzania zasobami ludzkimi definiowany jako działanie organizacji nastawione na przyciągnięcie, rozwój i utrzymanie efektywnie działającej siły roboczej, powinien funkcjonować w sposób, który umożliwi organizacji skuteczną realizację wyznaczonych celów. Mając powyższe na uwadze audyt procesu zarządzania zasobami ludzkimi i polityki kadrowej powinien dokonać oceny zaangażowania kadry kierowniczej w procesy planowania zatrudnienia i kontrolowania spraw personalnych.

Stosownie do wybranego celu audytu dotyczącego oceny procesu zarządzania zasobami ludzkimi i polityki kadrowej, badaniu audytowemu powinny zostać poddane właściwe procesy i dokumenty jednostki. Mogą to być dla przykładu:

  1. Stan i struktura zatrudnienia;
  2. Zadania i kompetencje komórki organizacyjnej do spraw pracowniczych;
  3. Techniki i metody wykorzystywane w zarządzaniu personelem w zakresie:
    1. Obsady, czyli planowania zatrudnienia, które dotyczy zapotrzebowania organizacji na pracowników w okresie planistycznym zarówno w ujęciu ilościowym, jak i jakościowym (kwalifikacje), a także sposobów równoważenia popytu i podaży personelu;
    2. Rekrutacji, czyli naboru pracowników zgodnie z planem zasobów ludzkich oraz doborem ukierunkowanym na pozyskanie pracowników o pożądanych kwalifikacjach;
    3. Oceny pracowników, czyli ustalenia kryteriów oceny, a także sposobu przeprowadzania oceny i jej częstotliwości;
    4. Wynagradzania personelu, czyli sposobu i formy kompensacji wysiłku pracowników oraz narzędzi motywowania ludzi do efektywnej pracy, umożliwiającej realizację strategii organizacji;
    5. Rozwoju personelu, rozumianego jako zapewnienie pożądanej jakości personelu, ustalenia kierunków kształcenia i rozwoju umiejętności pracowników, planowania karier pracowników w skali organizacji;
  4. Dyscyplina pracy;
  5. Prawidłowość i kompletność prowadzonej dokumentacji kadrowej.

Istotne znaczenie w procesie zarządzania zasobami ludzkimi ma dbałość o zapewnienie zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych m.in. ze stosowaniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu, prowadzeniem akt osobowych, określaniem niezbędnych elementów w umowie o pracę, czy informowaniem pracownika m.in. o normie czasu pracy, czy częstotliwości wypłat wynagrodzeń. Powyższe zagadnienia powinny zostać poddane badaniu audytowemu, gdyż nieprzestrzeganie ustawowych obowiązków oraz naruszenie praw pracowniczych może narazić organizację na ryzyko np. ewentualnych roszczeń pracowników, tj. wniesieniem przez zainteresowanych powództwa do Sądu Pracy oraz koniecznością wypłaty zadośćuczynienia lub odsetek (zapłata odsetek może skutkować zarzutem naruszenia dyscypliny finansów publicznych).

Dokonanie oceny uwarunkowań organizacyjnych systemu kadrowego pod względem legalności powinno dotyczyć w szczególności zgodności z następującymi przepisami:

  1. Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) w zakresie dla przykładu:
    1. Przestrzegania zasady równego traktowania pracowników w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 183a §1 KP);
    2. Uwzględnienia przez pracodawcę w umowie o pracę wszystkich elementów wynikających z ustawy, tj.: rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz terminu rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1 KP);
    3. Spełnienia obowiązku pracodawcy w zakresie pisemnego poinformowania pracownika o: obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy którym pracownik jest objęty (art. 29 § 3 KP).

Badanie audytowe może uwzględniać dokonanie oceny wywiązania się pracodawcy z obowiązku dostarczenia przedmiotowej informacji pracownikowi w terminie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

  1. Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r., poz. 894), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych składających sie z 3 części, oznaczonych literami A, B oraz C.
    1. Część A dotyczy dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem sie o zatrudnienie;
    2. Część B dotyczy dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
    3. Część C dotyczy dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące sie w poszczególnych częściach akt osobowych pracowników powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z w/w części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

Przepisy cytowanego rozporządzenia zobowiązują ponadto pracodawcę do przechowywania w aktach osobowych jedynie odpisów lub kopii składanych dokumentów (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

W załączeniu do opracowania przedstawiono przykładowe techniki badania prawidłowości prowadzenia akt osobowych oraz obowiązków pracodawcy, tj. test zgodności przy wykorzystaniu kwestionariuszy.

Badanie audytowe w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi powinno ponadto objąć swym zakresem ustalenie, czy w organizacji wdrożono niezbędne mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko występowania przypadków tzw. mobbingu wobec pracowników. Brak bowiem skutecznych procedur regulujących kwestie dobrego współżycia społecznego oraz zgłaszania i reagowania na ewentualne przypadki stosowanego mobbingu wobec pracowników mogą narazić organizację na ryzyko: nałożenia kary na pracodawcę przez uprawnione organy, niechęci do kultury organizacji, przekonania o niesprawiedliwym traktowaniu, osobisty konflikt ze współpracownikami/przełożonym,
czy też zwiększenie rotacji, tj. odpływu pracowników.

Kwestie związane z satysfakcją pracowników z wykonywanej pracy, identyfikacji z pracodawcą, a także motywacji, szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz etyki zawodowej mogą zostać poddane ocenie przy wykorzystaniu anonimowego badania ankietowego skierowanego do wszystkich pracowników organizacji. Celem takiego badania może być zebranie informacji na temat postrzegania przez pracowników pracodawcy, oceny swojej sytuacji zawodowej, możliwości rozwoju, a także stopnia satysfakcji materialnej i zawodowej. Przykładowy zestaw pytań zawarto we wzorze ankiety przedstawionej w załączeniu do niniejszego opracowania.

Biorąc pod uwagę konieczność dokonania badania audytowego w zakresie przestrzegania przez pracodawcę podstawowej zasady wynikającej z Kodeksu Pracy, a dotyczącej równego traktowania pracowników, należy pamiętać o objęciu zakresem przedmiotowym audytu warunków zatrudnienia pracowników, dotyczących sposobu wynagradzania. Pracownik posiadający identyczne (zbliżone) kwalifikacje, doświadczenie, wykonujący zbliżoną pracę powinien być traktowany tak samo i otrzymywać podobne wynagrodzenie za swoją pracę (bez brania pod uwagę takich czynników jak płeć, wiek, rasa, niepełnosprawność, narodowość, przekonania, przynależność – co oznacza zakaz dyskryminacji).

Badanie przejrzystości sposobu wynagradzania pracowników może zostać dokonane przy pomocy testów analitycznych, wykorzystujących podstawowe mierniki statystyczne takie jak średnia, mediana, dominanta, a także mierniki takie jak różnica pomiędzy najniższym a najwyższym wynagrodzeniem w grupie, czy zgodność wynagrodzenia poszczególnych pracowników na stanowisku z przedziałem w kategorii zaszeregowania, wynikającym np. z układu zbiorowego pracy.

Wykorzystując miary statystyki opisowej warto obliczyć dominantę, czyli wartość wynagrodzeń najczęściej reprezentowanych w danym przedziale wynagrodzeń, która jest kalkulacją średniej wartości bardziej zbliżonej do rzeczywistej kwoty wynagrodzeń. Kalkulację taką należy przeprowadzić przy wykorzystaniu pogrupowania płac w przedziały, co umożliwi ustalenie przedziału dominującego.

Metody kalkulacji i analizy wynagradzania pracowników, a także wzór wskaźnika rotacji pracowników przedstawiono w załączeniu do niniejszego opracowania.

Wykaz załączników