Cel procedury

Przepisy niniejszej procedury określają zasady dokonywania kontroli całokształtu działalności organizacji i obejmują czynności, których celem jest określenie sprawności organizacyjnej, legalności i celowości działania, prawidłowości realizacji zadań, poprawności oraz kompletności wymaganej dokumentacji.

Celem kontroli wewnętrznej jest stałe, systematyczne nadzorowanie oraz monitorowanie zadań zleconych podwładnym przez ich przełożonych.

Kontrola wewnętrzna ma za zadanie wykrywać nieprawidłowości i uchybienia w trakcie realizacji wszystkich procesów przebiegających w komórkach organizacji oraz wyciągać wnioski, aby na ich postawie optymalizować procesy.

Wszystkie wnioski sformułowane w wyniku wykonywania kontroli wewnętrznej powinny zostać przełożone na zapisy zawarte w obowiązujących w organizacji procedurach wewnętrznych i wdrożone w życie, zgodnie z obowiązującym w danej organizacji prawem wewnętrznym.

Dodatkowo, powinny zostać przeprowadzone szkolenia wewnętrzne dla pracowników organizacji w zakresie wprowadzonych zmian do procedur wewnętrznych.

Definicje

  • Funkcje kierownicze - powiązane ze sobą logiczne grupy czynności takie jak organizowanie, planowanie i kontrolowanie, które powinny być wykonywane w sposób ciągły przez osoby na stanowiskach kierowniczych.
  • Kontrola funkcjonalna – zespół zadań w ramach zakresu obowiązków wykonywanych przez osoby nadzorujące czynności w danym procesie biznesowym. Forma wykonywanej kontroli zależy od przydzielonej funkcji i zajmowanego stanowiska w hierarchii danej organizacji, np. dyrektor, kierownik, pracownik.
  • Kontrola instytucjonalna – zadania wykonywane przez wyspecjalizowane w danej organizacji zespoły ludzi, np. dział kontroli, komórkę audytu wewnętrznego, nad całością procesów w danej organizacji.
  • Moduł KF – wydzielony zasób dyskowy lub narzędzie informatyczne służące do archiwizowania raportów i notatek z przeprowadzonej kontroli funkcjonalnej celem sprawnego zarządzania całym procesem kontroli w organizacji.
  • Podstawowa komórka organizacyjna – to wyodrębniony w ramach danej organizacji zespół ludzi zarządzający określonymi procesami, np. komórka audytu wewnętrznego zarządzana przez dyrektora.
  • Procedura wewnętrzna – opisany zestaw zdarzeń i czynności, którego celem jest jednolite i powtarzalne wykonywanie czynności przez pracowników biorących udział w danym procesie lub podprocesie.
  • Proces operacyjny – działanie lub zbiór wzajemnie powiązanych czynności, które wykorzystując zasoby (m. in. ludzkie, rzeczowe, finansowe) prowadzą do osiągnięcia określonego efektu (celu).
  • Rozpiętość kontroli – to liczba podwładnych osób, których pracę może efektywnie kontrolować jeden przełożony. Zalecana rozpiętość kontroli w zależności od specyfiki wykonywanej pracy oraz jej złożoności wynosi od 7 do 15 osób na jednego przełożonego.
  • Wewnętrzna komórka organizacyjna - to wyodrębniony w ramach podstawowej komórki organizacyjnej zespół pracowników zarządzający określonym podprocesem operacyjnym, np. dział reklamacji zarządzany przez kierownika.

Zakres stosowania procedury

Kontrola wewnętrzna jest integralną częścią zarządzania organizacji i wykonuje się ją na każdym szczeblu zarządzania organizacją.

Postanowienia niniejszej procedury obejmują wszystkie osoby pełniące funkcje kierownicze w danej organizacji.

Postanowienia ogólne

System kontroli wewnętrznej w każdej organizacji wykonywany jest w sposób hierarchiczny.

Osoby zatrudnione na najwyższych stanowiskach kierowniczych, np. członkowie zarządu, kierownicy w danej organizacji, odpowiadają za zorganizowanie i zapewnienie prawidłowego wykonywania kontroli w podległych im obszarach oraz nadzorują skuteczność i efektywność prowadzonych działań kontrolnych.

Osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowej komórce organizacyjnej danej organizacji:

  • sprawują kontrolę nad całokształtem działalności podlegającej im podstawowej komórce organizacyjnej,
  • są odpowiedzialne za zorganizowanie i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania kontroli w podległych im wewnętrznych komórkach organizacyjnych.

W szczególności osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych są zobowiązane do:

  • zapewnienia zgodności zakresów obowiązków podległych im pracowników z wymogami ustalonymi w organizacji (np. tak zwane karty stanowiskowe),
  • opracowania i wprowadzenia w życie regulacji wewnętrznych (zasad) dotyczących przebiegu procesów właściwych dla podległej im podstawowej komórki organizacyjnej (procedur/instrukcji).

Szczegółowe zadania pracowników i rozpiętość kontroli wynikają z zakresów obowiązków wszystkich zatrudnionych w organizacji, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a także powinny być zawarte w procedurach wewnętrznych opisujących procesy biznesowe.

Zadania kontroli są w części wspólne dla wszystkich podstawowych komórek organizacyjnych, w części zaś zróżnicowane, dostosowane do ich zakresu działań i specyfiki wykonywanych funkcji w procesach operacyjnych.

Do zadań wspólnych wszystkich podstawowych komórek organizacyjnych w ramach kontroli należą głownie:

  • dokonywanie sprawdzenia, czy wszystkie uchybienia i nieprawidłowości wykryte podczas poprzedniej kontroli zostały usunięte,
  • badanie prawidłowości organizacji procesów operacyjnych z punktu widzenia osiągania optymalnych wyników – optymalizacja procesów,
  • badanie zgodności między rzeczywistą a formalną organizacją procesów – przestrzeganie obowiązujących
    w organizacji procedur wewnętrznych,
  • optymalny podział zadań pomiędzy poszczególne wewnętrzne komórki organizacyjne oraz stanowiska,
  • prawidłowość obiegu dokumentów i terminowość rozpoczynania i kończenia zadań,
  • realizacja ustalonych planów pracy,
  • zakres i współpraca pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
  • prawidłowe wykonywanie szkolenia zawodowego i samokształcenia,
  • przestrzeganie dyscypliny pracy,
  • poprawność zabezpieczenia tajemnicy służbowej,
  • poprawność archiwizacji dokumentacji,
  • poprawność przestrzegania ochrony danych osobowych.

Formy kontroli funkcjonalnej

Kontrola funkcjonalna sprawowana jest w formie:

  • Kontroli wstępnej – polegającej na badaniu zdarzeń/dokumentów, przed wykonaniem zamierzonych czynności, przez pracowników niepełniących funkcji kierowniczych. Kontrolę tę wykonują pracownicy odpowiedzialni merytorycznie za przygotowanie oraz wykonanie zadania, np. przygotowanie odpowiedzi na reklamację klienta – sprawdzenie, czy jest zasadna merytorycznie oraz sprawdzenie całego przebiegu zdarzenia, którego skutkiem jest otrzymana reklamacja od klienta. Na dowód tego sprawdzenia pracownik przygotowujący odpowiedź do klienta składa swoją parafkę na przygotowanej odpowiedzi, czym potwierdza przeprowadzenie kontroli wstępnej i przyjęcie odpowiedzialności za poprawność wykonanej kontroli. Wszystkie czynności, jakie pracownicy muszą wykonywać w ramach tej kontroli, powinny być dokładnie opisane w procedurach wewnętrznych organizacji i ich zakresach obowiązków.
  • Kontroli bieżącej – polegającej na badaniu wykonywania przez pracowników pełniących funkcje kierownicze czynności i wszelkiego rodzaju operacji w momencie wykonywania ich przez pracowników lub zaraz po ich zakończeniu. Kontrola ta ma na celu zagwarantowanie, iż prowadzone czynności przebiegają w sposób zgodny z obowiązującymi planami, przepisami, ustalonymi procedurami, normami i dyspozycjami. W tej formie kontroli istotną rolę odgrywa kontrola sposobu wykonywania czynności przez poszczególnych pracowników, np. sprawdzenie, czy pracownik przygotował odpowiedź do klienta na jego reklamację zgodnie z wymienionymi zasadami. Ustalenie, czy reklamacja jest skierowana to tego klienta oraz czy pracownik zaparafował odpowiedź w ramach kontroli wstępnej. Podpisanie tego pisma i przekazanie do wysyłki przez osobę pełniącą funkcje kierownicze jest potwierdzeniem wykonania kontroli bieżącej.
  • Kontroli następnej – polegającej na badaniu dokumentów/zdarzeń/czynności dokonanych w okresach przeszłych na podstawie posiadanych dokumentów lub zapisów w systemach informatycznych. Oznacza to, że część dokumentów/zdarzeń/czynności badana jest raz na miesiąc, a część raz na kwartał, w zależności od ryzyka przypisanego tym obszarom. Na przykład dogłębne sprawdzenie przez osobę kierującą podstawową komórką organizacyjną, na podstawie losowo wybranych puli reklamacji, czy wcześniej wykonana kontrola miała miejsce oraz czy była rzetelna. Ta forma kontroli daje gwarancje, że wykonane wcześniej, na niższych szczeblach zarządzania, formy kontroli są efektywne.

Powyższe opisane formy kontroli funkcjonalnej mogą być dowolnie modyfikowane dla danych stanowisk w każdej organizacji.

Przykładowy schemat wykonywania kontroli funkcjonalnej zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszej procedury.

Przykładowy opis procesu rozpatrywania reklamacji składanych przez klientów oraz poszczególne formy kontroli zawarte są w załączniku nr 2 do niniejszej procedury.

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli funkcjonalnej wstępnej

Podstawą wykonywania kontroli wstępnej przez pracowników jest optymalnie zaprojektowany i opisany w formie procedury wewnętrznej proces.

Zawiera on poszczególne kroki i czynności jakie się odbywają, aby proces rozpatrywania reklamacji był przeprowadzony prawidłowo, zgodnie z wewnętrznymi wymogami.

Pracownik postępujący według opisanych w tej procedurze zasad dokonuje de facto kontroli wstępnej w procesie rozpatrywania reklamacji, co na końcu potwierdza swoją parafką na przygotowanej do klienta odpowiedzi na złożoną przez niego reklamację.

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli funkcjonalnej bieżącej i następnej

Podstawą wykonywania tych form kontroli jest także optymalnie zaprojektowany i opisany w formie procedury wewnętrznej proces.

Osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych decydują o wyborze punktów krytycznych w zarządzanym procesie, które będą przez nich kontrolowane, a zostały wybrane na podstawie opisu procesu.

Po wyborze wymienionych punktów krytycznych:

  • ustalają, które punkty krytyczne będą kontrolowane w ramach kontroli bieżącej oraz tych, które będą kontrolowane w ramach kontroli następnej,
  • ustalają z osobami pełniącymi funkcje kierownicze w wewnętrznych komórkach organizacyjnych oraz pracownikami, jak ma wyglądać kontrola tych punktów w wewnętrznych komórkach organizacyjnych.

Podstawową formą kontroli jest kontrola bieżąca wykonywana przez:

  • pracowników dokonujących kontroli przez sprawdzenie dokumentów, operacji i zdarzeń pod względem formalno-prawnym, merytorycznym i rachunkowym przed dalszymi etapami w danym procesie,
  • pracowników uprawnionych do parafowania pism i dokumentów przed ich wysłaniem,
  • osoby pełniące funkcje kierownicze w komórkach organizacyjnych w ramach bieżącego nadzoru nad wykonywaniem czynności przez podległych pracowników.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas wykonywania kontroli bieżącej, dalsze czynności w procesie nie mogą być dokonywane aż do momentu, gdy wykryte nieprawidłowości nie zostaną usunięte.

Kontrola bieżąca powinna być dokonywana szczególnie w przypadkach delegowania zadań przez osoby pełniące funkcje kierownicze w komórkach organizacyjnych na niższe szczeble zarządzania, do pracowników z niskim doświadczeniem zawodowym.

Kontrola funkcjonalna następna jest kontrolą zawsze planowaną i powinna być prowadzona stale w każdym procesie operacyjnym w danej organizacji.

Osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowej komórce organizacyjnej określają plany tej kontroli na podstawie wybranych punktów krytycznych według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do niniejszej procedury.

Kontrola następna na danym poziomie zarządzania (wewnętrzna komórka organizacyjna) musi być tak przeprowadzona, aby było możliwe jej zweryfikowanie na wyższym poziomie zarządzania (podstawowa komórka organizacyjna - dyrektor), przez np. podanie numeru klienta i danych pracownika zajmującego się daną reklamacją i odpowiadającego za wykonanie danego zadania.

Kontrola funkcjonalna następna powinna uwzględniać wszystkie punkty krytyczne opisane w procedurach, które znajdują się w procesie przebiegającym w danej komórce organizacyjnej. Zapewni to osobie pełniącej w niej funkcje kierownicze, iż najbardziej krytyczne elementy danego procesu są stale monitorowane
i optymalizowane.

Kontrola następna powinna być wykonywana według stałych okresów, na przykład do 10-go każdego miesiąca za okres poprzedni – miesięczny lub kwartalny.

Każdorazowo z przeprowadzonej kontroli następnej sporządzany jest raport przez osobę pełniącą funkcje kierownicze.

Wzór raportu stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury.

Numer kontroli tworzy się poprzez dodanie kolejnego numeru porządkowego oraz roku.

Raport musi być bezwzględnie podpisany przez osobę, która wykonywała kontrolę następną i osobę kontrolowaną.

Raporty z kontroli funkcjonalnej następnej przeprowadzonej przez osoby pełniące funkcje kierownicze w wewnętrznych komórkach organizacyjnych, przekazywane są do osób pełniących funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych po ich podpisaniu.

Osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych – na podstawie otrzymanych raportów od swoich podwładnych zarządzających wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi – dokonują swojej kontroli następnej – zgodnie z podanymi wcześniej zasadami i załącznikiem nr 3 i 4 do niniejszej procedury.

Osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych dokonują archiwizacji całej dokumentacji związanej z kontrolą następną w formie skanów dokumentów w module KF.

Papierowa dokumentacja związana z kontrolą następną archiwizowana jest przez osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych.

Wszelkie nieprawidłowości (bez względu na ich wagę) wykryte podczas kontroli następnej, muszą zostać niezwłocznie usunięte, a prawdopodobieństwo wystąpienia ich w przyszłości musi być zminimalizowane.

W przypadku stwierdzenia poważnych nieprawidłowości, osoby pełniące funkcje kierownicze w podstawowych komórkach organizacyjnych sporządzają notatkę.

Wzór notatki stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury.

Niniejsza notatka jest przekazywana do osób na najwyższych stanowiskach kierowniczych w danej organizacji, np. do zarządu.

Notatka jest także archiwizowana w module KF, w tym samym katalogu co raporty z tego obszaru kontroli następnej.

Wszelkie wykryte nieprawidłowości i wnioski wyciągnięte podczas wykonywania kontroli funkcjonalnej stanowią bardzo ważny materiał do ciągłego optymalizowania procesów oraz sposobu wykonywania kontroli w tym procesie.

Na tej podstawie formułowane są wnioski będące podstawą dokonania zmian w procedurach oraz w całym systemie kontroli wewnętrznej.

Ponadto osoby pełniące funkcje kierownicze organizują cykliczne spotkania z pracownikami, celem omówienia wyników przeprowadzonych kontroli oraz ich przeszkolenia.

Kontrola instytucjonalna

Komórka audytu wewnętrznego sprawuje w danej organizacji kontrolę instytucjonalną w ramach prowadzonych postępowań audytowych i z racji wykonywanych obowiązków posiada dostęp do wszystkich raportów z wykonywania kontroli funkcjonalnej.

Powyższe wynika z faktu, że komórka audytu wewnętrznego wykorzystuje prowadzoną kontrolę funkcjonalną do planowania postępowań audytowych w danej organizacji.

Załączniki