W przedsiębiorstwach handlowych szczególnie istotne jest zarządzanie procesem zaopatrzenia. Racjonalizacja procesu zakupu prowadzi bowiem do efektywniejszego działania przedsiębiorstw. Rośnie znaczenie planowania i kontroli całego procesu zaopatrzeniowego. Właściwie prowadzone działania logistyczne to obecnie jeden z ważniejszych czynników mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Podstawowymi problemami w procesie zaopatrzenia są wybór dostawców, zarządzanie zapasami, właściwe magazynowanie towarów. Racjonalne zakupy powinny zapewnić obniżenia kosztów zakupu przez negocjowanie cen, prawidłową organizację dostaw oraz gospodarkę zapasami. Należy również podkreślić rangę stabilności i pewności dostaw. Przy obecnej konkurencji przedsiębiorstwa nie mogą pozwolić sobie na zaniedbania i nieefektywność działania w tym obszarze. Potrzebna jest zatem ciągła kontrola tej sfery działalności przedsiębiorstwa.

Zarządzanie gospodarką materiałową obejmuje planowanie zapotrzebowania, wybór dostawców, kontraktowanie, organizację dostaw oraz magazynowanie i transport do miejsca przeznaczenia.

Kluczowymi czynnikami sukcesu określającymi poziom sprawności operacyjnej w tym obszarze są:

  • wiarygodne planowanie zapotrzebowania w ujęciu ilościowym i asortymentowym,
  • precyzyjne określenie oczekiwanych parametrów jakościowych,
  • wybór wiarygodnego dostawcy oraz minimalizacja cen zakupu przy zadanych parametrach jakościowych,
  • minimalizacja kosztów transportu, magazynowania i zapasów przy oczekiwanych parametrach ciągłości dostaw.

Skuteczne zarządzanie w obszarze gospodarki materiałami eksploatacyjnymi może przyczyniać się do znaczącego obniżenia kosztów operacyjnych firmy. Jednocześnie słabości w tym procesie mogą skutkować:

  • nadmiernymi zapasami i zamrożeniem kapitału obrotowego,
  • brakiem ciągłości dostaw,
  • brakiem dostaw materiałów o wymaganych parametrach jakościowych.

Kontrola funkcjonalna gospodarki materiałowej obejmuje zaopatrzenie, gospodarkę magazynową, rozlicznie zużycia, zapasy oraz poprawność udokumentowania wszystkich operacji gospodarczych związanych z tą gospodarką.

Gospodarka materiałowa jest istotnym zagadnieniem, gdyż koszty zużycia materiałów, zwłaszcza w firmie produkcyjnej, stanowią w strukturze kosztów bardzo wysoki procent, a środki zaangażowane w zapasy materiałowe stanowią poważną część środków obrotowych jednostki.

Zorganizowanie wewnętrznej kontroli funkcjonalnej wymaga, aby jednostka gospodarcza ustaliła:

  • zasady klasyfikacji materiałów w firmie,
  • formę zakupu materiałów (zasady regulujące dokonywanie zakupów),
  • zasady odbioru i przyjmowania materiałów,
  • sposób magazynowania i zabezpieczania materiałów,
  • zakres odpowiedzialności magazyniera (odpowiedzialność indywidualna lub zbiorowa),
  • sposób kontroli stanu zapasów w magazynie i poza jednostką,
  • zasady dokumentowania obrotu materiałowego,
  • zasady wyceny stosowane w ewidencji i na dzień bilansowy,
  • zasady księgowej i pozaksięgowej ewidencji obrotu materiałowego (wybór zasad należy do kierownika jednostki i powinien być ustalony w zasadach/polityce rachunkowości).

Uporządkowanie powyższych zagadnień jest podstawowym warunkiem realizacji wewnętrznej kontroli funkcjonalnej.

Kontrola funkcjonalna gospodarki materiałowej ze względu na wysoką wartość rzeczowych środków obrotowych, zapasów własnych i obcych, możliwość stosowania różnych zasad wyceny, a tym samym możliwość wpływania na wynik, wysokie koszty zużycia materiałów, koszty obsługi (koszty zakupu i magazynowania), możliwość utraty wartości itp., powinna szczególnie zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:

  1. dotyczące zamówień:
    • czy jednostka posiada dokumentację regulującą dokonywanie zakupów (oferty cenowe, ustalone limity zakupu, zasady ustalania, uzgadniania i akceptacji zamówień),
    • czy powyższe zasady są stosowane i realizowane w formie pisemnej,
    • czy dla wyboru optymalnych warunków dostaw (jakość, terminowość, cena, warunki zapłaty) porównywane są oferty od różnych dostawców,
    • czy osoby dokonujące zamówień są uzależnione od osób zatwierdzających zamówienia,
    • czy kopie zamówień są segregowane i przechowywane w sposób kompletny dla stwierdzenia w dowolnym momencie wysokości przyszłych zobowiązań z tytułu złożonych zamówień, uzgodnienia potwierdzenia zamówienia, jak również wykorzystania dla sprawdzania faktury dostawcy,
    • czy umowy z dostawcami zawierają zapisy o karach umownych w przypadku dostarczenia materiału nie spełniającego warunków zamówienia, jak również kary w zakresie nieterminowych dostaw,
  2. w zakresie przyjęcia dostaw:
    • czy właściwie rozdzielone są funkcje (czynności) pieczy nad zapasami, ewidencji danych o zapasach, okresowego spisu z natury, wyceny zapasów i wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych,
    • należy upewnić się co do ilości i jakości otrzymanego towaru oraz zgodności dostawy ze złożonym wcześniej zamówieniem,
    • czy zapewniono, by przychody dostaw objęte były terminowym odbiorem ilościowym, jakościowym i sprawdzaniem cen,
    • czy faktury dostawców uzgadniane są z potwierdzonymi specyfikacjami wysyłkowymi, potwierdzeniem przyjęcia zamówienia przez dostawcę, względnie kopią zamówienia,
    • czy materiały przychodzą w ściśle określonych godzinach, w ściśle określone miejsce, aby zapobiec oszustwom,
    • czy zapewniono kontrolę faktur dostawców, zgodność ilości wyszczególnionych na fakturze z ilością wykazaną w dowodzie przyjęcia materiałów – „Pz”,
    • czy zapewniono, że przy zapłacie faktur dostawców nie nastąpi podwójna zapłata, dojdzie do potrącenia zaliczek, zwrotu dostaw i innych uznanych należności,
    • czy dostawy bez zamówienia lub dostawy uzupełniające nie pozostały bez ewidencji,
    • czy wszystkie przychody i rozchody są ewidencjonowane na podstawie prawidłowych dowodów,
    • czy zapewniono, aby faktury przed ich ujęciem w ewidencji były sprawdzane zgodnie z instrukcją o sporządzaniu obiegu i kontroli dowodów, były zaliczane do właściwego okresu, posiadały adnotację o przeprowadzeniu kontroli funkcjonalnej, zaś faktury sporne nie pozostawały przez długi czas nieewidencjonowane,
    • czy zapewniono, by część dostaw objęta reklamacjami była prawidłowo udokumentowana i odsyłana w terminie do dostawców,
  3. w zakresie magazynowania:
    • czy jasno określono uprawnienia i obowiązki magazyniera oraz podległego personelu,
    • czy przyjęte materiały są składowane w miejscach dla nich przeznaczonych, wyodrębniane są zapasy własne i obce,
    • czy magazyny, także znajdujące się poza jednostką, są powierzone osobom odpowiedzialnym, są zabezpieczone, a zapasy chronione przed zniszczeniem, kradzieżą, marnotrawstwem i ubezpieczone,
    • czy każdy rodzaj materiału jest identyfikowany w magazynie za pomocą indeksu materiałowego takiego samego, jak w księgowości, czy przyjęto właściwą jednostkę miary do przychodu i rozchodu,
    • czy wszystkie dowody rozchodowe podlegają przed ich wydaniem akceptacji (czytelne podpisy) i czy nie jest możliwy rozchód bez wiedzy osoby materialnie odpowiedzialnej (magazyniera),
    • czy przeprowadzana jest konfrontacja ewidencji magazynowej z ewidencją analityczną prowadzoną przez księgowość i ewidencję finansową, i czy na tę okoliczność jest sporządzany protokół,
    • czy stany zapasów są na bieżąco poddawane krytycznej ocenie (na okoliczność utraty ważności, zniszczenia, zbędności itp.) i czy na bieżąco dokonuje się ich przeceny,
    • czy na dzień ustalony w instrukcji inwentaryzacyjnej jest przeprowadzana w sposób prawidłowy inwentaryzacja (czy ujawnia się przy tej okazji zapasy zepsute, przeterminowane, zbędne, nieobjęte ewidencją itp.) oraz czy dokonuje się jej terminowego rozliczenia i czy są roszczenia z tytułu niedoborów od osób materialnie odpowiedzialnych,
    • czy urządzenia pomiarowe są terminowo cechowane,
    • czy przestrzegana jest zasada przy wydawaniu materiałów „pierwsze weszło-pierwsze wyszło” (celem uniknięcia ich przeterminowania lub psucia),
    • czy przestrzegana jest przez wszystkich pracowników w magazynie instrukcja przeciwpożarowa.

Szczególnego nadzoru wymaga składowanie materiałów w tak zwanych magazynach podręcznych na oddziałach produkcyjnych. Do magazynów tych są przekazywane materiały pobierane z magazynu podstawowego na podstawie dowodu „Rw” w ilości przekraczającej bieżące potrzeby produkcyjne. Ma to zapewnić ciągłość produkcji na dwie lub trzy zmiany. Dokumentowanie rozchodowania tych materiałów z magazynu ułatwia nadzór nad ich obrotem. Kontrola funkcjonalna w tym zakresie powinna być realizowana przez kierowników wydziałów produkcyjnych i wpływać na tworzenie takich magazynów w sposób zorganizowany. Kontrola ta powinna zwrócić uwagę, aby nie występowały wysokie stany, a faktyczne zużycie materiałów było ewidencjonowane poprawnie.

Kontrola zapasów obejmuje:

  • prawidłowość przejmowania i przekazywania magazynów oraz formę określenia materialnej odpowiedzialności,
  • zgodność stanu faktycznego zapasów ze stanem ewidencyjnym,
  • sposób ewidencji i rozliczania magazynów na koniec okresu obrachunkowego,
  • dokumentację obrotu magazynowego i jej zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,
  • konfrontację dowodów magazynowych z innymi dokumentami, np. fakturami, raportami produkcji,
  • terminowość i zgodność dokumentacji magazynowej i księgowej,
  • inwentaryzację zapasów i rozliczenie różnic,
  • dostosowanie zapasów do bieżących potrzeb,
  • wysokość kosztów utrzymania magazynów,
  • kształtowanie się zapasów nieprawidłowych i ocena ich wpływu na wyniki finansowe,
  • zabezpieczenie magazynów przed kradzieżą i pożarem.

Do monitorowania procesów zachodzących w gospodarowaniu zapasami cyklicznie w układzie miesięcznym służy analiza zapasów materiałowych, obrazująca:

– poziom zapasów,

– strukturę rodzajową zapasów materiałowych,

– strukturę czasową zapasów materiałowych.

W większości dużych organizacji zaksięgowanie faktury jako zobowiązania jest jednoznaczne ze stwierdzeniem poprawności danego zobowiązania. Tym bardziej, że w wielu przypadkach płatności dokonywane są przez system w sposób automatyczny w dniu zapadalności danego zobowiązania. Dlatego niezwykle istotne jest, aby przed zaksięgowaniem faktury sprawdzono jej poprawność formalno-prawną oraz zgodność ze złożonym zamówieniem. Do faktury powinien być dołączony dokument PZ stwierdzający fizyczne przyjęcie towaru.

Natomiast, gdy proces zapłaty nie jest zautomatyzowany, należy wówczas wprowadzić dodatkowe kontrole, ponieważ:

  • musimy mieć pewność, że pieniądze są przelewane na właściwe konto,
  • powinien istnieć mechanizm gwarantujący możliwość dokonania zapłaty w terminie - by nie płacić odsetek/uzyskać skonto,
  • decyzje o wypłacie środków powinna podejmować upoważniona do tego osoba.

Kontrola powinna zapewnić, że otrzymany towar jest:

  • zgodny z zamówieniem,
  • we właściwej ilości,
  • nieuszkodzony,
  • odpowiedniej jakości.

Istotny jest również czas dostawy oraz pewność dostarczenia. Dla towarów istotnych dla jednostki informacja o tych parametrach powinna być gromadzona (baza dostawców) i stanowić podstawę do decyzji o zmianie lub kontynuowaniu współpracy.

Dokumentem poświadczającym przyjęcie towaru jest PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). Istnieje również dokument PW (Przyjęcie Wewnętrzne) służący do ewidencji ruchu towarów wewnątrz jednostki. W przypadku funkcjonowania w jednostce kilku magazynów może być również stosowany dokument MM, służący do przesunięć międzymagazynowych. Wszystkie te dokumenty powinny być sekwencyjnie numerowane.

Dla celów kontrolnych na dokumencie PZ powinien znaleźć się nr odpowiadającego mu zamówienia lub umowy z kontrahentem. Jednocześnie w systemie informatycznym zamówienie takie powinno zostać oznaczone jako zrealizowane oraz przypisany mu numer PZ. Dzięki temu będzie możliwe określenie, jakie zamówienia na daną chwilę nie zostały jeszcze zrealizowane.

Przyjęcie towaru do magazynu musi być odpowiednio zaksięgowane na odpowiednim koncie zapasów. Podstawę księgowania stanowi dokument PZ. Podstawą drugiej strony księgowania jest faktura.

Gdy firma otrzymuje fakturę, to możliwe są następujące sytuacje:

  • Nie istnieje pasujące do otrzymanej faktury zamówienie/umowa. Wówczas faktura nie jest księgowana, lecz odsyłana do wystawcy z prośbą o wyjaśnienie.
  • Istnieje odpowiednie zamówienie, ale towar nie został otrzymany. Wówczas mamy do czynienia z różnicami czasowymi. Faktura jest księgowana na odpowiednim koncie zobowiązań oraz na koncie „Towary w drodze”.
  • Otrzymanie towaru przed fakturą. Wówczas towar ten jest księgowany na koncie zapasów oraz jako „Dostawy niefakturowane”.
  • Dostawa towaru i przesłanie faktury następuje jednocześnie. Wówczas księgowanie odbywa się na odpowiednich kontach zobowiązań i zapasów.

Pozostaje jeszcze kwestia zaksięgowania na odpowiednim koncie i we właściwej wysokości. We współczesnych systemach finansowo-księgowych zamówienia i moduł magazynowy są połączone z modułem zobowiązań. System zazwyczaj posiada wbudowane mechanizmy kontrolne znacznie ograniczające możliwość popełnienia pomyłki.

Należy również zwrócić uwagę na kontrolę formalną. Zaksięgowana faktura powinna być sprawdzona i opisana pod względem formalno-prawnym przez upoważnione osoby. Inaczej może być kwestionowana przez kontrolę skarbową.

Otrzymane faktury powinny być kolejno numerowane w firmie. Wskazane jest, by system księgowo-finansowy zawierał mechanizm zapobiegający ujęcie w systemie faktury o tym samym numerze kilkakrotnie. Te mechanizmy pozwolą kontrolować kompletność faktur oraz odpowiednie przypisanie do niej zamówienia i PZ oraz płatności.

W przypadku dokonania zwrotu całości lub części dostawy powód zwrotu musi być jasno określony. Najlepiej, jeśli istnieje specjalny formularz do tego.

Każdy zwrot powinien być zarejestrowany, aby móc kontrolować otrzymane od dostawców faktury korygujące. Rejestr taki powinien zawierać również numer zamówienia, PZ, faktury której dotyczy.

 

Proces wyboru dostawców powinien być uregulowany Regulaminem organizowania przetargów/zakupów. W Regulaminie powinna być określona ścieżka postępowania ze względu na wartość zamówienia, powinna być zachowana kolegialność dokonywania wyboru dostawcy.

Podstawą do dokonania zakupu powinien być plan zapotrzebowania materiałowego, a konkretnie pozycja z planu.

Warunki przetargu powinny zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju i przedmiotu przetargu
  • określenie trybu wyboru najkorzystniejszej oferty
  • określenie wymagań technicznych
  • określenie pożądanego terminu wykonania zamówienia
  • określenie terminu gwarancji
  • istotne postanowienia umowy
  • opis kryteriów, którymi Spółka będzie się kierowała przy wyborze oferty
  • określenie wysokości wadium
  • informacja o sposobie przygotowania oferty
  • informacja o możliwości składania ofert częściowych
  • informacja o obowiązku określenia ceny za przedmiot przetargu
  • określenie okresu związania ofertą
  • informacja, że oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę
  • określenie warunków ewentualnej zmiany ceny
  • informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione przy wyborze najkorzystniejszej oferty
  • wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania oferty
  • wskazania, że zapłata następować będzie w formie przelewu bankowego
  • wskazanie miejsca, w którym świadczenie oferenta objęte zamówieniem winno zostać przez niego spełnione
  • określenie ewentualnych obowiązków zamawiającego związanych z realizacją umowy
  • wskazanie dokumentów i oświadczeń:
    • formularz ofertowy
    • aktualny odpis KRS
    • aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego
    • aktualne zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
    • zezwolenia, atesty, rekomendacje
    • oświadczenie oferenta, że przysługują mu uprawnienia do zawarcia umowy
    • dokument potwierdzający dokonanie wpłaty wadium
    • oświadczenie oferenta, czy zamierza on realizować przedmiot zamówienia samodzielnie
    • oświadczenie o gotowości ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
    • oświadczenie, że w stosunku do oferenta nie toczy się postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne
    • oświadczenie o okresie związania ofertą
    • pozostałe dokumenty i oświadczenia charakterystyczne dla danego przedmiotu przetargu
    • ewentualnie inne dokumenty i oświadczenia wymagane przez przepisy prawa.

Wzór umowy powinien być każdorazowo weryfikowany i parafowany przez radcę prawnego.

Dobrą praktyką jest stworzenie w firmie bazy nierzetelnych dostawców na podstawie dotychczasowej współpracy z dostawcami.

Zapotrzebowanie składane przez poszczególne działy w firmie, zwłaszcza produkcyjnej, powinno być robione przede wszystkim w oparciu o cykliczne (zazwyczaj miesięczne) plany produkcji - powinno określać rodzaje i ilości niezbędnych materiałów potrzebnych do realizacji zaplanowanych prac.

Bazą planowania zapotrzebowania powinna być analiza ilościowa dla poszczególnych asortymentów w ścisłym powiązaniu z innymi planami. Po analizie trendów cen możliwe jest wiarygodne oszacowanie zapotrzebowania w ujęciu wartościowym.

Złożone zapotrzebowania, które następnie są podstawą do złożenia zamówienia u dostawcy, powinny być weryfikowane przez niezależną osobę/dział pod względem zasadności dokonania zakupu. Zapotrzebowanie powinno uwzględniać materiały dostępne na magazynie.

Każdy materiał, który kupuje firma, powinien być indeksowany, tj. powinien mieć nadany unikalny numer w systemie materiałowym. W oparciu o to można odnosić się do ceny materiału, zamawianych ilości, historii zamówień.

Należy sprawdzić, czy możliwe jest generowanie zamówienia bez zapotrzebowania. Dobrym mechanizmem kontrolnym jest sytuacja, gdy wygenerowanie zamówienia jest uzależnione od wcześniejszego zapotrzebowania w systemie elektronicznym. Zamówienie nie może przekroczyć ilości określonej w zapotrzebowaniu.

Przed zamówieniem materiału określonego w zapotrzebowaniu branżysta powinien sprawdzić, czy nie ma go na zapasie.

Wskazane jest, aby zapotrzebowania były generowane w referencji do umów ramowych z dostawcami, wówczas w trakcie przygotowywania zamówienia system generuje je automatycznie w referencji do umowy ramowej - podstawia dane z umowy – jej numer, dostawcę, cenę. Informuje także o dostępnej ilości zakontraktowanej w umowie ramowej.

Wszystkie wysłane zamówienia powinny być zarejestrowane w firmie, najlepiej w formie elektronicznej. Wówczas w momencie przyjęcia dostawy (wygenerowania dokumentu PZ) zamówienie, którego dotyczy dostawa, powinno być automatycznie oznaczane w systemie jako zrealizowane.

Po upływie terminu obowiązywania umowy z dostawcą i zakończeniu realizacji dostaw powinno być dokonane rozliczenie umowy – tj. sprawdzenie ilości dostaw i terminowości.

Rozliczenie realizacji zamówienia polega na porównaniu danych z zamówienia z danymi z dokumentów PZ. Należy porównać: ilości zamówione i dostarczone, datę dostawy, dni opóźnienia i wysokość obliczonej kary umownej za opóźnienie. W przypadku dużej ilości dostaw wskazane jest, aby to rozliczenie było wykonywane automatycznie przez system magazynowy.

Jednostka powinna kontrolować, czy nie ma zastoju w realizacji zapotrzebowań i zamówień. W organizacji należy tez porównywać ilości zużytych materiałów z ilością wykonanych robót.

Należy dowiedzieć się, ile firma posiada magazynów, czy są to magazyny zamknięte (hale) czy otwarte (otwarta przestrzeń). Czy system magazynowy jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym. Wszystkie rodzaje materiałów znajdujące się w magazynie powinny posiadać swoje ‘wywieszki’ zawierające kod cyfrowy lub kreskowy, nazwę materiału i indeks.

Należy również sprawdzić, co znajduje się w dokumentach dostawy – czy jest tam określony numer zamówienia i ilość.

Magazynier powinien weryfikować dostarczony materiał pod względem wizualnym i ilościowym. Weryfikacja ilości polega na przeliczeniu materiału i porównaniu faktycznej ilości z ilością podaną w dokumentach dostawy (wystawionych przed dostawcę).

Pracownik magazynu na podstawie numeru zamówienia (który jest podany na dokumentach dostawy) powinien sprawdzić w systemie elektronicznym, czy nazwa dostarczonego materiału jest zgodna z zamówieniem i czy dostarczona ilość nie przekracza ilości zamówionej.

Dopiero po uzgodnieniu dostawy z zamówieniem materiał powinien być przyjęty na stan magazynowy i wygenerowany (wypisany) dokument PZ.

System magazynowy powinien pozwalać wygenerować dokument PZ wyłącznie w referencji do zarejestrowanego w systemie zamówienia/umowy.

PZ powinien zawierać informację o tym, kto fizycznie przyjął dostawę, kto go wystawił i kto go zatwierdził.

Branżysta powinien zweryfikować fakturę pod względem merytorycznym i uzgodnić:

  • fakturę zakupową do dokumentów dostawy wystawionych przez dostawcę (rodzaj materiału, ilość/waga), tj. fakturę z PZ (rodzaj i ilość materiału);
  • fakturę zakupową z warunkami umowy/zamówienia (cena, termin płatności).

Swoją weryfikację i akceptację branżysta powinien potwierdzić podpisem na odwrocie faktury.

Następnie jeden egzemplarz PZ wraz z oryginałem faktury powinien trafić do Działu Księgowości do zaksięgowania.

System finansowo-księgowy powinien ostrzegać przed próbą ponownego zaksięgowania tej samej faktury.

Należy przeanalizować sposób i zasady składowania materiałów w magazynie – czy materiały są składowane w halach, czy na ogrodzonym placu składowym. Jeżeli na placu, to jak są oznaczone i zabezpieczone przed kradzieżą, czy na placu jest zamontowany monitoring.

Magazynierzy powinni mieć określoną na piśmie odpowiedzialność materialną za zapasy składowane w magazynie.

Wydanie z magazynu powinno się odbywać na podstawie dokumentu RW. Na dowodzie rozchodu powinno być określone identyfikowane „miejsce przeznaczenia” materiału (dział, zadanie) oraz wskazanie z imienia i z nazwiska osoby dokonującej pobrania.

Na podstawie dokumentu RW w systemie finansowo-księgowym powinien być automatycznie wygenerowany dokument księgowy (co powoduje ich automatyczne zarejestrowanie w księgach rachunkowych jako rozchód materiałów).

Pracownicy odbierający materiały z magazynu każdorazowo powinni potwierdzać pobraną ilość podpisem na dokumencie RW.

Inwentaryzacja zapasów magazynowych to działania związane z ustaleniem rzeczywistego stanu ilościowego, jakościowego i wartościowego zapasów w magazynie.

Inwentaryzacja w magazynach polega na ustaleniu w sposób udokumentowany (w drodze spisu z natury) rzeczywistego stanu ilościowego rzeczowych składników majątkowych, ich wycenie, ustaleniu oraz wyjaśnieniu różnic między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z danych księgowych, rozliczeniu tych różnic oraz dokonaniu oceny przydatności zapasów.

Głównymi celami inwentaryzacji są:

- sprawdzenie i korekta danych w ewidencji księgowej,

- rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Rozróżnia się dwa rodzaje inwentaryzacji:

  1. inwentaryzację jednorazową
  2. inwentaryzację ciągłą.

Inwentaryzacja jednorazowa sporządzana jest na określoną datę, znaną osobom odpowiedzianym za ruch i stan ilościowy składników majątkowych. Ze względu na powód przeprowadzania, inwentaryzacja jednorazowa może być okresowa, doraźna, okolicznościowa lub zdawczo-odbiorcza.

Inwentaryzacja ciągła polega na systematycznym dokonywaniu spisów z natury składników majątkowych w różnych (zaplanowanych) terminach w ciągu okresu inwentaryzacyjnego.

Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji jest instrukcja inwentaryzacyjna lub zarządzenie wewnętrzne osoby odpowiedzianej (dyrektora, kierownika) obejmujące:

  • metody i techniki inwentaryzacji,
  • częstotliwość i terminy inwentaryzacji,
  • opis przebiegu inwentaryzacji posiadanych składników majątkowych,
  • metody ich wyceny,
  • zasady rozliczania osób odpowiedzialnych,
  • zasady archiwizacji dowodów inwentaryzacyjnych.

Zakres inwentaryzacji obejmuje trzy podstawowe etapy:

  1. przygotowanie inwentaryzacji,
  2. przeprowadzenie spisu z natury,
  3. rozliczenie wyników inwentaryzacji.

Inwentaryzacja bazuje na spisie z natury, który:

  1. jest podstawą rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej za gospodarowanie powierzonym mieniem,
  2. umożliwia dokonanie oceny stanu i zmian w ilości i jakości zapasów,
  3. pozwala na ocenę przydatności zapasów oraz ujawnienie zapasów zbędnych i nadmiernych,
  4. zapewnia weryfikację stanu zapasów ewidencyjnych,
  5. stanowi podstawę zatwierdzenia rocznego bilansu.

W inwentaryzacji obowiązują zasady ogólne, dotyczące częstotliwości, terminu i sposobu Inwentaryzacji.

Inwentaryzację przeprowadza się:

  • na ostatni dzień każdego roku obrotowego (dopuszcza się przeprowadzenie inwentaryzacji w okresie od 1 października do 15 stycznia),
  • na dzień zakończenia działalności przedsiębiorstwa,
  • na dzień poprzedzający postawienie przedsiębiorstwa w stan likwidacji lub upadłości.

Pełna inwentaryzacja materiałów powinna być przeprowadzana raz w roku (w ostatnim kwartale).

Raz na kwartał powinien być przeprowadzany przegląd wszystkich materiałów, których okres magazynowania przekracza np. 90 dni. Przegląd powinien być przeprowadzany komisyjnie. Zalegające materiały powinny być wyjaśniane, z jakiego powodu nie zostały wykorzystane.

Zbędne zapasy materiałów powinny podlegać likwidacji zgodnie z przyjętą w firmie procedurą/instrukcją, np. sprzedane po obniżonej cenie, zezłomowane.

Zidentyfikowane ryzyka w podprocesach:

Zapotrzebowanie:

  1. Zgłaszanie zapotrzebowań na nadmierne ilości materiałów lub materiały zbędne
  2. Błędne przygotowanie zapotrzebowania - pomyłka w podanej ilości - np. opakowania zamiast sztuk.
  3. Opóźnienia w realizacji zapotrzebowania.

Zamówienie:

  1. Zamówienie niezgodne z zapotrzebowaniem.
  2. Opóźnienia w realizacji zamówień przez dostawców.

Przyjęcie na magazyn:

  1. Przyjęcie na magazyn materiałów, które nie powinny być przyjęte (np. niezamówione, niskiej jakości).
  2. Nie wszystkie dostawy są dostarczane do magazynu.
  3. Dane w systemie dotyczące posiadanych zapasów materiałów przedstawiają błędne ilości.
  4. Zaakceptowanie i zaksięgowanie faktury dostawcy niezgodnej z faktyczną dostawą lub faktury za dostawę fikcyjną lub faktury podwójnej.
  5. Przyjęcie materiałów na niewłaściwy magazyn.

Składowanie na magazynie:

  1. Kradzież.
  2. Nieefektywne logistycznie rozmieszczenie materiałów.

Wydanie z magazynu:

  1. Błędne wydanie materiałów (wydanie niewłaściwych materiałów, wydanie niewłaściwej osobie / na niewłaściwy oddział).
  2. Rejestrowanie błędnych ilości wydań materiałów lub wydań fikcyjnych.
  3. Pobieranie materiałów z magazynu bez zaistnienia takiej potrzeby.
  4. Wydawane materiały mają nieodpowiednią jakość.

W trakcie kontroli/audytu należy ustalić:

  1. Czy wszystkie zakupy są realizowane w oparciu o zatwierdzone pisemne procedury.
  2. Czy zakupy są zgodne z celami biznesowymi organizacji.
  3. Czy odpowiednie towary i usługi są nabywane za optymalną cenę i we właściwym czasie.
  4. Czy wszystkie czynności związane z zakupami są legalne, ekonomicznie uzasadnione, autoryzowane i mieszczące się w budżecie.
  5. Czy dostawcy są wiarygodni i wypełniają zobowiązania kontraktowe.
  6. Czy wszystkie zakupione towary i usługi są odpowiedniej jakości, zgodnie z wymaganiami organizacji.
  7. Czy wszystkie zakupy są właściwie i terminowo księgowane.