Nazwa danego obszaru / procesu

Cel kontrolny

Mechanizm kontrolny

Test

1. Zapobieganie powstaniu należności przeterminowanych.

1.1. Każdy klient przed podpisaniem umowy jest weryfikowany.

1.1.1. Istnieje procedura oceny klienta w zależności od wielkości udzielonego terminu zapłaty.

1.1.1.1. Sprawdzić, czy istnieje taka procedura dla różnego terminu zapłaty (dokument).

1.1.2. Do umowy dołącza się dokumenty stwierdzające wiarygodność kontrahenta.

1.1.2.1. Przeprowadzić test na …….wylosowanych umowach. Sprawdzić atrybuty

–        dokument określający status prawny firmy (wypis z KRS, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej),

–        zaświadczenie o numerze REGON,

–        zaświadczenie o numerze NIP,

–        zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych,

–        zaświadczenie z ZUS o braku w zaległościach w opłacaniu składek,

–        dokument uwiarygadniający sytuacje finansową firmy w zależności od sposobu rozliczania (deklaracja roczna PIT, bilans, rachunek zysków i strat lub bilans i rachunek zysków i strat wraz z opinią biegłego rewidenta),

–        informacja czy klient zalegał wcześniej z zapłatą.

1.1.3. Istnieje wykaz osób upoważnionych do podpisywania umów.

1.1.3.1. Czy istnieje wykaz osób upoważnionych do podpisywania umów?

1.1.3.2. Czy między osobami upoważnionymi nie występuje konflikt interesów?

1.1.3.3. W teście wymienionym w 1.1.2.1. dodatkowo sprawdzić atrybut:

- czy umowę podpisała właściwa osoba.

1.1.4. Umowa (projekt) jest akceptowana przez przełożonego/ych osoby przygotowującej umowę.

1.1.4.1. W teście wymienionym w 1.1.2.1. dodatkowo sprawdzić atrybut:

- czy umowę (projekt) akceptował przełożony.

1.1.5. Spełniony jest wymóg sporządzenia umowy w zgodzie z regulacjami prawnymi.

1.1.5.1 Sprawdzić czy w testowanych umowach z 1.1.2.1. występuje atrybut:

- podpis na umowie radcy prawnego

(inne atrybuty niezbędne dla ważności umowy zostaną ustalone z radcą prawnym np.: data, nr stron, podpisy itp.).

1.1.6. Umowa zawiera postanowienia dotyczące ochrony interesów jednostki w przypadku nieregulowania zobowiązań przez klienta.

1.1.6.1. Czy w testowanych umowach z 1.1.2.1. są zabezpieczenia interesów (podać jakie):

1.      Zabezpieczenia osobiste:

-        poręczenie wg prawa cywilnego (zostanie przedstawiony przykładowy wzór),

-        weksel in blanco,

-        poręczenie wekslowe (awal),

-        przejęcie długu przez osobę trzecią,

-        przelew wierzytelności (cesja),

-        ubezpieczenie spłaty należności,

-        poddanie się egzekucji w myśl art. 777 pkt. 4,5 kpc.

2.      Zabezpieczenie rzeczowe:

-        zastaw rejestrowy na rzeczach ruchomych i prawach,

-        przewłaszczenie na zabezpieczenie,

-        lokata bankowa zastrzeżona,

-        hipoteka.

3.      Czy umowa przewiduje natychmiastowe rozwiązanie umowy w przypadkach:

-        nieterminowego regulowania należności,

-        niewywiązywania się z warunków umowy.

1.2. Wszystkie faktury z przedłużonym terminem płatności wystawiane są tylko na podstawie umowy.

1.2.1. Istnieje rejestr umów.

1.2.1.1. Sprawdzić:

-        czy jest prowadzony rejestr umów,

-        jakie informacje zawiera,

-        kto prowadzi rejestr,

-        gdzie jest prowadzony.

1.2.2. Rejestr umów jest aktualizowany na bieżąco.

1.2.2.1. Sprawdzić, czy testowane umowy znajdują się w rejestrze umów.

1.2.2.2. Sprawdzić dwie ostatnio zawarte umowy - czy także znajdują się w rejestrze.

1.2.2.3. Ustalić osobę odpowiedzialną za aktualizację.

1.2.2.4. Jaki jest system powiadamiania o zawartych umowach lub zmianach.

1.2.3. Informacja o zawartej umowie jest przekazywana do właściwych komórek organizacyjnych.

1.2.3.1. Sprawdzić, czy istnieje procedura informowania zainteresowanych komórek o zawartych umowach. Ustalić, czy wszystkie komórki są poinformowane.

1.2.4. Pracownik opracowujący faktury posiada aktualny wykaz umów.

1.2.4.1. Porównać faktury z rejestrem umów.

1.2.5. Faktura jest wystawiona w sposób prawidłowy, zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku VAT.

1.2.5.1. Wybrać losowo 15 faktur z przedłużonym terminem płatności. Sprawdzić atrybuty:

-        określenie daty zapłaty

-        określenie daty wykonania usługi

-        określenie umowy (np. nr)

-        zgodność terminu zapłaty z umową

(reszta atrybutów zostanie określona w terminie późniejszym, w oparciu o ustawy o rachunkowości i o podatku VAT).

1.3. Wszystkie faktury są zarejestrowane.

1.3.1. Faktury są przesyłane do rejestracji na bieżąco.

1.3.1.1. Sprawdzić nadesłane w ostatnich dwóch dniach do księgowości faktury:

-        data wystawienia,

-        data wpływu do księgowości.

1.3.2. Faktury są rejestrowane na bieżąco.

1.3.2.1. Sprawdzić, czy nadesłane faktury zostały zaewidencjonowane - data ewidencji.

1.3.3. Faktury są wystawiane w terminie zgodnym z terminem wykonania usługi (7 dni).

1.3.3.1. Na podstawie faktur testowanych w punkcie 1.2.5.1. sprawdzić, czy faktury są wystawiane w terminie zgodnym z terminem wykonania usługi/sprzedaży/itd.

1.4.    Wszystkie należności przeterminowane są wykazywane w sposób bieżący.

1.4.1. Istnieje procedura wykazująca powstawanie należności przeterminowanych oraz określająca ich tryb monitorowania.

1.4.1.1. Ankieta (w przypadku nieistnienia zarządzenia sprawdzić, czy istnieją praktyczne procedury wykazujące należności przeterminowane i czy są one monitorowane.

Udokumentowanie procedury.

1.4.2. Bieżąca kontrola należności przeterminowanych przez przełożonego.

1.4.2.1. Ankieta (kiedy, w jaki sposób, z jaką częstotliwością kontroluje należności przeterminowane).

1.4.2.2. Sposób kontroli przez przełożonego należności przeterminowanych (pisemne uregulowanie).

1.4.3. Bieżące wysyłanie upomnień do klientów o przeterminowanych należnościach.

1.4.3.1. Ankieta (praktyczne przypominanie dłużnikom o ich długu – formy i terminy).

1.4.3.2. Formy i terminy upomnień o przeterminowanych należnościach (pisemne uregulowania).

1.5. Osoby upoważnione do podpisywania umów posiadają informację o obecnych dłużnikach.

1.5.1. Istnieje procedura wzajemnego powiadamiania pomiędzy jednostkami o dłużnikach.

1.5.1.1. Ankieta

Czy informacje o dłużnikach są przekazywane pomiędzy jednostkami.

1.5.1.2. Wypisać wszystkich dłużników od…….. do dnia obecnego

(dane adresowe, NIP, kwota zaległości, rodzaj usług/umowy, z których dłużnik korzystał).

2. Księgowanie należności przeterminowanych i ocena rezerw.

2.1. Przeterminowane należności są księgowane na odpowiednie konta.

2.1.1. Istnieje procedura tworzenia rezerw zgodna z obowiązującym prawem.

2.1.1.1. Ankieta

Na jakie konta są kierowane należności przeterminowane i po jakich terminach?

W jaki sposób przeprowadzana jest analiza należności przeterminowanych?

Kto jest odpowiedzialny za tworzenie rezerwy.

Konfrontacja wyjaśnień z rzeczywistą rejestracją zjawisk.

Czy istnieje procedura (pisemne uregulowania).

2.2. Prowadzona jest okresowa analiza należności przeterminowanych do należności ogółem.

2.2.1. Tworzone rezerwy podlegają ocenie przez kierownictwo.

2.2.1.1. Sprawdzić, czy istnieje metodyka oceny wielkości przeterminowanych należności.

2.2.1.2. Ankieta (terminy oceny rezerw i ich metodyka).

3. Ocena efektywności windykacji.

3.1. Istnieje wyznaczona osoba do przeprowadzania procesu windykacji.

3.1.1. Istnieje procedura zobowiązująca przekazanie należności do windykacji w przypadku wystąpienia zaległości w spłacie określonej kwoty.

3.1.1.1. Sprawdzić, czy procedura istnieje

(dokument, zarządzenie regulujące).

3.1.1.2. Ankieta

(Kto, w jakim terminie, komu przekazuje należności do windykacji, po jakim terminie i w jakich okolicznościach przekazuje się sprawę do sądu lub zewnętrznej firmy windykacyjnej).

3.1.2. Istnieje rejestr należności przeznaczonych do windykacji.

3.1.2.1. Sprawdzić, czy istnieje rejestr należności przeznaczonych do windykacji i jakie dane zawiera.

Kto prowadzi i kogo informuje.

3.1.3. Istnieje rejestr należności odzyskanych.

3.1.3.1. Sprawdzić, czy istnieje rejestr należności odzyskanych i jakie dane zawiera.

Kto prowadzi i kogo informuje.

3.1.4. Istnieje rejestr należności niemożliwych do odzyskania.

3.1.4.1. Sprawdzić, czy istnieje rejestr należności niemożliwych do odzyskania i jakie dane zawiera.

Sposób rejestracji należności niemożliwych do odzyskania.

Kto i do jakich kwot podejmuje decyzje o umorzeniu należności niemożliwych do odzyskania.

3.1.4.2. Na podstawie rejestrów z 3.1.1., 3.1.2. i 3.1.3. przeprowadzić analizę porównawczą za okres………. (spraw wchodzących do spraw załatwionych w danym miesiącu).

4. Ocena systemu kontroli w zakresie windykacji.

4.1. Wszystkie przeterminowane należności podlegają windykacji.

4.1.1. Istnieje procedura procesu windykacji.

4.1.1.1. Czy istnieje procedura windykacji (dokument).

Kto jest odpowiedzialny za proces windykacji (dokument).

4.1.1.2. Ankieta

Procedury informacyjne, powiadamiania osób zainteresowanych, sposób prowadzenia.

Wykorzystanie informacji o należnościach przeterminowanych (współczynnik z pkt. 4.3.) w procesach zarządczych.

4.2. Wszyscy zainteresowani sprzedawcy są powiadamiani o wszczętych procesach windykacyjnych.

4.2.1. Istnieją procedury powiadamiania sprzedawców o toczącym się postępowaniu windykacyjnym.

jw.

4.3. Współczynnik należności przeterminowanych do należności ogółem ma tendencję malejącą.

4.3.1. Istnieją procedury powiadamiania o zwiększających się należnościach przeterminowanych.

jw.

4.4. Ze wszystkimi niesolidnymi kontrahentami rozwiązuje się umowy lub żąda się gwarancji.

4.4.1. Istnieje system powiadamiania podpisujących umowę o powstałych zaległościach.

4.4.1.1. Sprawdzić, czy istnieje kanał informacyjny.    

4.4.2. Istnieje procedura rozwiązania umowy.

4.4.2.1. Sprawdzić, czy istnieje procedura.