Właśnie znalazłeś pomysł na własny biznes. Masz już wszystkie potrzebne dokumenty. Zarejestrowałeś się w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie. Jesteś przedsiębiorcą. Teraz możesz działać. Kiedy będziesz „rozkręcał” swoja firmę nie zapomnij o tym, że niestety Urząd Skarbowy oczekuje od ciebie nie tylko zapłaty podatku, ale także dokumentowania prowadzonej działalności, a w szczególności prowadzenia odpowiednich ewidencji. To, jakie ewidencje trzeba prowadzić wynika w pierwszej kolejności z tego, jaką formę opodatkowania wybrałeś rejestrując swoją działalność (Ryczałt od Przychodów Ewidencjonowanych czy Zasady Ogólne – Książka Przychodów i Rozchodów), czy zdecydowałeś się zostać podatnikiem VAT (Ewidencja Sprzedaży VAT, Ewidencja Zakupów VAT).

W drugiej kolejności to, co będziesz robił, czy będziesz zatrudniał pracowników, kupował środki trwałe, wykorzystywał prywatny samochód dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej – spowoduje obowiązek prowadzenia pomocniczych ewidencji księgowo – podatkowych.

Oczywiście możesz podpisać umowę z biurem rachunkowym i przestać martwić się o prowadzenie dokumentacji, ale możesz też spróbować sam. A ja pokażę ci, jak to zrobić.

ZACZYNAMY

Na początku powiem tylko, że podstawowe ewidencje księgowe możesz kupić w formie papierowej w sklepach, które prowadzą druki akcydensowe. Możesz także zakupić program komputerowy, który oprócz podstawowych ewidencji księgowo – podatkowych będzie miał także te wcześniej wspomniane, dodatkowe ewidencje księgowe, które mogą ci być w pewnym momencie prowadzonej działalności potrzebne. Możesz też je stworzyć sam – muszą one tylko być prowadzone w sposób określony przez ustawodawcę w odpowiednich przepisach prawnych. W jakich przepisach, o tym powiem przy okazji omawiania poszczególnych ewidencji.

 

EWIDENCJA PRZYCHODÓW:

Sposób prowadzenia Ewidencji Przychodów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (t.j. Dz.U. 2014 poz. 701).

Jest to ewidencja prowadzona dla potrzeb rozliczenia się z podatku dochodowego w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Tak jak każdą ewidencję, prowadzimy ją w formie tabelki, wpisując po kolei wszystkie wystawione faktury lub rachunki potwierdzające twój przychód.

Pamiętaj: Jeśli jesteś równocześnie podatnikiem VAT, w Ewidencji Przychodów wpisujesz zawsze wartość netto z faktur VAT!

Ewidencja przychodów musi zawierać następujące dane:

  • liczbę porządkową (kolejny numer),
  • datę wpisu,
  • datę uzyskania przychodu,
  • numer dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu (jest to twój numer faktury lub rachunku),
  • kwotę przychodu (ta tabelka podzielona jest na odpowiednie stawki ryczałtu – w zależności od tego, jakim podatkiem są opodatkowane twoje usługi – w taką kolumnę wpisujesz kwotę przychodu); stawki ryczałtu to: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3%,
  • następna kolumna ewidencji to przychody ogółem (jeśli na twojej fakturze występuje tylko jedna czynność opodatkowana jedną stawką – to w tej kolumnie wpisujesz tę samą wartość; jeśli wystawiłeś fakturę, na której jest kilka stawek podatku – to w tej kolumnie wpisujesz sumę wszystkich przychodów); zawsze musisz tutaj wpisać wartość z faktury,
  • kolejna kolumna to kwota przychodu opodatkowana według stawki 10%,
  • ostatnia kolumna jest przeznaczona na „Uwagi” – nie ma obowiązku jej wypełniania.

Na koniec każdego miesiąca podsumowujemy wszystkie zapisy w poszczególnych kolumnach i wyliczamy wysokość podatku według odpowiednich stawek.

Kiedy nie trzeba prowadzić Ewidencji Przychodów?

  1. Jeśli wystawiasz dużą ilość faktur w trakcie dnia, możesz przychody przenosić na podstawie Dziennego Zestawienia Faktur. Takie zestawienie musi zawierać niżej wymienione dane:
    • datę,
    • numer zestawienia,
    • numery faktur objęte zestawieniem,
    • daty faktur,
    • łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur, z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami.
  2. Jeśli jesteś podatnikiem podatku VAT i prowadzisz Ewidencję Sprzedaży VAT, z której można wyodrębnić przychody netto – możesz zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów.

Rezygnację z prowadzenia Ewidencji Przychodów polecam tylko wtedy, kiedy jesteś podatnikiem VAT prowadzącym Ewidencję Sprzedaży VAT i twoje usługi podlegają tylko jednej stawce podatku ryczałtowego.

 

KSIĘGA PRZYCHODÓW i ROZCHODÓW

Sposób prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 728 z późn. zm.).

Jest to ewidencja prowadzona dla potrzeb rozliczenia się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych. Obowiązek prowadzenia tej ewidencji dotyczy zarówno osób, które wybrały opodatkowanie w formie podatku liniowego, jak i według skali podatkowej. Tak jak każdą ewidencję, prowadzimy ją w formie tabelki, wpisując po kolei, według daty wystawienia dokumentu, wszystkie wystawione i otrzymane faktury lub rachunki potwierdzające twój przychód i rozchód.

Pamiętaj: Jeśli jesteś równocześnie podatnikiem VAT, w Księdze Przychodów i Rozchodów wpisujesz zawsze wartość netto z faktur VAT!

Pamiętaj: Na założenie Księgi Przychodów i Rozchodów masz 14 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej!

Księga Przychodów i Rozchodów musi zawierać następujące dane:

  1. Liczba porządkowa (czyli kolejny numer wpisu).
  2. Data zdarzenia gospodarczego (na ogół data wystawienia faktury lub rachunku).
  3. Numer dowodu księgowego (jest to numer faktury wystawionej przez ciebie lub numer faktury zakupowej).
  4. Kolumna „Kontrahent” jest podzielona na dwie części: w pierwszej wpisujemy imię i nazwisko lub nazwę firmy, w drugiej adres.
  5. Opis zdarzenia gospodarczego (np. sprzedaż usług, zakup towaru, zakup art. biurowych, wynagrodzenie itp.).
  6. Kolumna przychód jest podzielona na trzy części:
    • wartość sprzedanych towarów i usług (tutaj wpisujemy wartość twojej faktury sprzedaży, związanej z twoją zasadniczą działalnością gospodarczą),
    • pozostałe przychody (jeśli sprzedałeś np. środek trwały, który stanowił własność firmy lub jeśli np. bank dopisał ci odsetki na rachunku bankowym itp.),
    • razem przychód – to suma wartości sprzedanych towarów i usług oraz pozostałych przychodów.
  7. Następna kolumna dotyczy zakupionych towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu (jeśli prowadzisz działalność handlową to właśnie w tej pozycji wpisujesz wartość wszystkich towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży, jeśli jesteś producentem – to materiały przeznaczone do produkcji znajdą się również w tej kolumnie).
  8. Koszty uboczne zakupu (jest to wartość dokumentów ściśle związana ze sprzedażą towarów, np. koszt transportu towaru, koszty wysyłki, dodatkowe opłaty jakie trzeba było ponieść, żeby móc zakupić towary handlowe, ale np. też koszt opakowań – w przypadku produkcji).
  9. Następna kolumna jest podzielona na trzy części i dotyczy kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością:
    • wynagrodzenia w gotówce i naturze (tutaj oprócz wartości wynagrodzeń brutto będziemy też wpisywać wartość składek ZUS, które dodatkowo obciążają pracodawcę),
    • pozostałe wydatki (wszystkie inne koszty, które musiałeś ponieść w celu uzyskania przychodu: np. zakup art. biurowych, koszty najmu pomieszczeń, opłaty za używanie telefonu, energia elektryczna itp., ale także amortyzacja – jeśli posiadasz środki trwałe),
    • razem wydatki – to kolumna, w której sumuje się wartość wynagrodzeń z pozostałymi wydatkami.
  10. Kolumna nr 15 – jest do dyspozycji podatnika, tak jak kolumna nr 16 „Uwagi” – nie ma obowiązku jej wypełniania (może być przydatna, żeby np. wpisać uwagi dotyczące zakupu środków trwałych lub wpisać koszty, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla celu podatku dochodowego).

Na koniec każdego miesiąca podsumowujemy wszystkie zapisy w poszczególnych kolumnach i wyliczamy wysokość dochodu: odejmując od przychodów ogółem wartość zakupionych towarów, wartość kosztów ubocznych zakupu oraz wartość wydatków razem.

Wyliczony dochód stanowi podstawę do obliczenia podatku dochodowego.

Uwaga! Jeśli wystawiasz dużą ilość faktur w trakcie dnia, możesz przychody przenosić na podstawie Dziennego Zestawienia Faktur lub Ewidencji Sprzedaży VAT. Takie zestawienie musi zawierać niżej wymienione dane:

  • datę,
  • numer zestawienia,
  • numery faktur objęte zestawieniem,
  • daty faktur,
  • łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur.

Pamiętaj: koszty możesz księgować nie tylko na podstawie faktur lub rachunków. Dokumenty stanowiące podstawę do księgowania to także:

  • dzienne zestawienia dowodów (np. wydruk faktur sprzedaży, Raport z kasy fiskalnej),
  • noty księgowe,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych,
  • opłaty sądowe i notarialne,
  • spis z natury, itp.

Pamiętaj: wpisów do Księgi Przychodów i Rozchodów dokonuje się codziennie, na bieżąco, najpóźniej przed rozpoczęciem następnego dnia.

Wyjątek stanowią faktury dotyczące zakupu towarów – jeśli nie pod datą zakupu, to najpóźniej przed przekazaniem do magazynu.

 

Kiedy nie trzeba prowadzić Księgi Przychodów i Rozchodów?

Zwolnić z prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów może tylko Naczelnik Urzędu Skarbowego na wniosek podatnika złożony na 30 dni przed przewidywanym zaprzestaniem prowadzenia księgi, w uzasadnionych przypadkach (np. sędziwy wiek podatnika, niewielka ilość dokumentów – np. jedna faktura sprzedaży w stałej wysokości itp.). Jest to zawsze decyzja indywidualna i szczerze mówiąc szanse na uzyskanie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania są praktycznie niewielkie.

 

EWIDENCJA SPRZEDAŻY VAT

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, to jesteś zobowiązany do prowadzenia zarówno Ewidencji Sprzedaży VAT, jak i Ewidencji Zakupów VAT. Sposób prowadzenia obu ewidencji reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.) w Dziale XI Rozdział 2 zatytułowany Ewidencje.

Jest to ewidencja prowadzona dla potrzeb rozliczenia się z podatku od towarów i usług. Obowiązek prowadzenia tej ewidencji dotyczy zarówno osób, które wybrały opodatkowanie w formie podatku liniowego, jak i według skali podatkowej, a także w formie ryczałtu ewidencjonowanego, jeśli zarejestrowały się do VAT-u. Tak jak każdą ewidencję, prowadzimy ją w formie tabelki, wpisując po kolei, według daty wystawienia dokumentu, wszystkie wystawione faktury potwierdzające twój przychód. Ewidencję Sprzedaży VAT prowadzi się za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Ewidencja Sprzedaży VAT musi zawierać następujące dane:

  • liczba porządkowa (czyli kolejny numer wpisu),
  • data zdarzenia gospodarczego,
  • data wystawienia faktury (najpóźniej 7 dni od daty zdarzenia gospodarczego, nie później niż na koniec miesiąca),
  • numer faktury,
  • kolumna „Kontrahent” jest podzielona na trzy części: w pierwszej wpisujemy imię i nazwisko lub nazwę firmy, w drugiej adres, w trzeciej numer NIP,
  • następne kolumny dotyczą wartości sprzedaży w podziale na stawki podatkowe (22%, 7%, 0%, zw., itp.) z wyszczególnieniem wartości netto oraz podatku.

Na koniec każdego miesiąca podsumowujemy wszystkie zapisy w poszczególnych kolumnach i wyliczamy wysokość przychodu oraz sumę podatku w poszczególnych stawkach podatkowych.

Jeśli prowadzisz Księgę Przychodów i Rozchodów to właśnie wartość przychodu netto będziesz księgował w pozycji: przychody ze sprzedaży towarów (jak już wspomniałam, może być jedną kwotą). Wartość ta oraz wyliczony podatek znajdzie się również na Deklaracji VAT-7, w części dotyczącej: Vat-u należnego.

Pamiętaj: jeśli ewidencjonujesz przychód na kasie fiskalnej – obrót z kasy fiskalnej, w rozbiciu na wartość netto i podatek VAT też musi znaleźć się w Ewidencji Sprzedaży VAT.

Kiedy nie trzeba prowadzić Ewidencji Sprzedaży VAT?

Tylko wtedy, kiedy nie jesteś „vatowcem”. Jeśli zarejestrowałeś się do podatku od towarów i usług musisz prowadzić tę ewidencję. Nie ma możliwości zwolnienia z prowadzenia jej.

Uwaga: Za brak ewidencji lub za nierzetelne jej prowadzenie grozi kara pieniężna oraz oszacowanie przez Urząd Skarbowy przychodu i ryczałtowe ustalenie wysokości podatku w wysokości 22%!

 

EWIDENCJA ZAKUPU VAT

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, to jesteś zobowiązany do prowadzenia zarówno Ewidencji Sprzedaży VAT, jak i Ewidencji Zakupów VAT. Sposób prowadzenia obu ewidencji reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.) w Dziale XI Rozdział 2 zatytułowany Ewidencje.

Jest to ewidencja prowadzona dla potrzeb rozliczenia się z podatku od towarów i usług. Obowiązek prowadzenia tej ewidencji dotyczy zarówno osób, które wybrały opodatkowanie w formie podatku liniowego, jak i według skali podatkowej, a także w formie ryczałtu ewidencjonowanego, jeśli zarejestrowały się do VAT-u. Tak jak każdą ewidencję, prowadzimy ją w formie tabelki, wpisując po kolei, według daty wystawienia dokumentu, wszystkie otrzymane faktury potwierdzające twoje koszty. Ewidencję Zakupów VAT prowadzi się za dany dzień.

Ewidencja Zakupów VAT, podobnie jak Ewidencja Sprzedaży VAT, musi zawierać następujące dane:

  • liczba porządkowa (czyli kolejny numer wpisu),
  • data zdarzenia gospodarczego,
  • data wystawienia faktury (moment odliczenia VAT-u na ogół powstaje w chwili otrzymania faktury i dostarczenia towaru lub usługi),
  • numer faktury,
  • kolumna „Kontrahent” jest podzielona na trzy części: w pierwszej wpisujemy imię i nazwisko lub nazwę firmy, w drugiej adres, w trzeciej numer NIP,
  • następne kolumny dotyczą wartości zakupów w podziale na stawki podatkowe (22%, 7%, 0%, zw., itp.) z wyszczególnieniem wartości netto oraz podatku.

Na koniec każdego miesiąca podsumowujemy wszystkie zapisy w poszczególnych kolumnach i wyliczamy wysokość zakupów oraz sumę podatku w poszczególnych stawkach podatkowych. Wartość ta oraz wyliczony podatek znajdzie się na Deklaracji VAT-7, w części dotyczącej Vat-u naliczonego.

Pamiętaj: nie zawsze masz możliwość odliczenia VAT-u w momencie otrzymania faktury. Są szczególne przypadki, kiedy prawo do odliczenia VAT-u następuje nie w momencie otrzymania towaru czy wystawienia faktury. Usługi za tzw. media: czynsz, usługi telekomunikacyjne, energia elektryczna, woda, leasing – VAT możemy odliczyć w terminie płatności, jeśli ta płatność została uregulowana w terminie.

 

Kiedy nie trzeba prowadzić Ewidencji Sprzedaży VAT?

Jeśli nie zależy ci na obniżeniu podatku należnego do Urzędu Skarbowego (podatek wynikający z Ewidencji Sprzedaży), to nie musisz prowadzić Ewidencji Zakupów VAT (podatek wynikający z tej ewidencji stanowi podstawę obniżenia podatku należnego).

Uwaga: Za nierzetelne prowadzenie Ewidencji Zakupów VAT grozi kara pieniężna oraz możliwość zwiększenia przez Urząd Skarbowy wysokości podatku do zapłaty, jeśli dokumenty w niej wpisane nie mogą stanowić podstawy do odliczenia VAT-u.

 

EWIDENCJA ZATRUDNIENIA

Twoja firma się rozwija i zaczynasz zatrudniać pracowników. Pamiętaj, że masz teraz więcej obowiązków. Jesteś zobowiązany prowadzić ich ewidencję. Sposób prowadzenia tej ewidencji reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji zatrudnienia (Dz.U. 2002 r. Nr 219 poz. 1838 z 18.12.2002 r.). Niezależnie od formy opodatkowania, jaką wybrałeś, niezależnie od tego czy jesteś podatnikiem VAT, czy nie, jeśli zatrudniłeś chociaż jednego pracownika musisz prowadzić tę ewidencję.

Ewidencja Zatrudnienia musi zawierać niżej wymienione dane dotyczące pracowników:

  • numer wpisu,
  • imię i nazwisko osoby zatrudnionej,
  • numer PESEL osoby zatrudnionej,
  • numer Identyfikacji podatkowej (NIP),
  • datę rozpoczęcia i zakończenia przez te osobę zatrudnienia,
  • adnotacje o przerwach w zatrudnieniu.

Pamiętaj: zapis dotyczący zatrudnienia danej osoby powinien być dokonany nie później niż przed rozpoczęciem zatrudnienia!

Pamiętaj: przyjmując pracownika do pracy musi on mieć zdolność do pracy potwierdzoną na piśmie przez lekarza uprawnionego do wystawiania tego typu zaświadczeń. Zaświadczenia (nawet aktualne) wystawione na poprzedniego pracodawcę nie są ważne!

 

KARTY PRZYCHODÓW

Oprócz Ewidencji Zatrudnienia jesteś zobowiązany też do prowadzenia Kart Przychodów dla swoich pracowników. Sposób ich prowadzenia określa Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (Dz.U. 2002 r. Nr 219 poz. 1839 z 18.12.2002 r.).

Karty Przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • numer Identyfikacji Podatkowej pracownika (NIP),
  • numer PESEL pracownika,
  • kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze (np. deputaty – węgiel),
  • koszty uzyskania przychodu (określone w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych – np. standardowe koszty dla pracownika zatrudnionego u jednego pracodawcy, gdzie miejsce świadczenia pracy i miejsce zamieszkania jest w tej samej miejscowości wynoszą: 111,25 zł),
  • potrącone przez podatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe (w tej części, w której obciążają one pracownika), określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu (wartość brutto wynagrodzenia),
  • dochód narastająco od początku roku,
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy,
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
  • datę przekazania zaliczki.

Pamiętaj: karty przychodów powstają na podstawie listy płac. Jeśli masz program komputerowy do prowadzenia kadr – karty przychodów wygenerują się automatycznie po wprowadzeniu danych do listy płac!

Pamiętaj: prowadź karty przychodów na bieżąco, bo i tak na ich podstawie będziesz musiał na początku następnego roku wystawić pracownikowi PIT-11!

Pamiętaj: wszystkie ewidencje dotyczące pracowników musisz przechowywać przez 30 lat!

 

EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH

EWIDENCJA WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH

Osiągnąłeś już taki rozwój, że zaczynasz myśleć o zakupie środków trwałych: może jakiś komputer, może samochód, może specjalistyczny sprzęt, który ułatwi ci prowadzenie działalności. Niezależnie od formy opodatkowania, jaką wybrałeś, niezależnie od tego czy jesteś podatnikiem VAT, czy nie, jeśli kupiłeś chociaż jeden środek trwały albo jakąś wartość niematerialną i prawną (np. program komputerowy), musisz prowadzić Ewidencję Środków Trwałych i Ewidencję Wartości Niematerialnych i Prawnych. To są dwie oddzielne ewidencje, chociaż mogą być prowadzone w jednym wykazie, z zaznaczeniem, co jest środkiem trwałym a co wartością niematerialną i prawną. Sposób prowadzenia tych ewidencji reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (t.j. Dz.U. 2014 poz. 701).

Wykaz Środków Trwałych oraz wartości Niematerialnych i Prawnych powinien zawierać co najmniej niżej wymienione dane:

  • liczbę porządkową, która jest równocześnie numerem środka trwałego,
  • datę nabycia (data z faktury zakupu),
  • datę przyjęcia do użytkowania (może być różna od daty nabycia – np. środek trwały nie był kompletny, nie działał – dopiero kiedy jest kompletny i zdatny do użycia możesz go przyjąć do użytkowania),
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie (nie musi to być faktura, może też być np. umowa kupna-sprzedaży),
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (nic innego, jak nazwa, np. komputer typ … itp.),
  • Symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jest przedstawiona Tabela Klasyfikacji Środków Trwałych, gdzie środki trwałe są podzielone na grupy i do każdej grupy jest przypisana roczna stawka amortyzacji),
  • wartość początkowa (jeśli jesteś podatnikiem podatku VAT będzie to wartość netto z faktury, jeśli nie jesteś podatnikiem podatku VAT będzie to wartość brutto z faktury zakupu),
  • stawkę amortyzacyjną (stawka amortyzacyjna wynikająca z Tabeli Klasyfikacji Środków Trwałych ma zastosowanie w przypadku środków trwałych, których wartość nabycia jest wyższa niż 3.500,00 zł, poniżej tej kwoty środki trwałe są amortyzowane jednorazowo – czyli stawka amortyzacyjna będzie wynosiła 100%),
  • zaktualizowaną wartość początkową (z tą sytuacją mamy do czynienia tylko wtedy, kiedy rzeczywista wartość środka trwałego jest inna niż wynikająca z dokumentów zakupu),
  • datę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej oraz przyczyny zbycia lub likwidacji.

Pamiętaj: Zapisów dotyczących środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania!

Pamiętaj: Nie wpisuje się do ewidencji budynków mieszkalnych, spółdzielczych praw do lokalu mieszkalnego, spółdzielczych praw do lokali użytkowych!

Pamiętaj: Środek trwały to „przedmiot” który musi być kompletny i zdatny do użycia i którego przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok!

 

EWIDENCJA WYPOSAŻENIA

Może ci się zdarzyć, że kupiłeś jakiś „przedmiot” za kwotę niższą niż 3.500,00 zł, ale wyższą niż 1.500,00 zł i tak naprawdę nie wiesz, czy ten sprzęt będzie użytkowany dłużej niż 1 rok, a nawet jeśli, tak to nie wiadomo, co z tym zrobić? Wpisywać do Ewidencji Środków Trwałych czy nie? Istnieje coś takiego, jak Ewidencja Wyposażenia i właśnie tam powinieneś dokonać wpisu. Sposób jej prowadzenia reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (t.j. Dz.U. 2014 poz. 701).

Ewidencja Wyposażenia powinna zawierać następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,
  • datę nabycia,
  • numer faktury lub rachunku,
  • nazwę wyposażenia,
  • cenę zakupu, którą wpisano do Księgi Przychodów i Rozchodów (w przypadku prowadzenia Ewidencji Przychodów nie wpisujemy jej – ponieważ tam wpisujemy tyko przychody a nie koszty), rozumiemy przez to: jeśli jesteśmy podatnikiem podatku VAT – będzie to wartość netto, jeśli nie jesteśmy podatnikiem VAT – będzie to wartość brutto,
  • numer pozycji (nadany przez nas numer ewidencyjny),
  • datę likwidacji, sprzedaży lub darowizny oraz przyczynę likwidacji.

Pamiętaj: meble, drobny sprzęt biurowy itp. nie muszą być środkiem trwałym, ale powinny się znaleźć w Ewidencji Wyposażenia!

 

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU

Jest jeszcze jedna ewidencja, którą może będziesz musiał prowadzić. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który zdecydował się prowadzić Księgę Przychodu i Rozchodu, czyli rozliczać się z podatku dochodowego, nie ma znaczenia czy w formie podatku liniowego, czy na zasadach ogólnych i używasz dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej samochodu, który stanowi twoja prywatną własność i nie jest przyjęty do Ewidencji Środków Trwałych, jesteś zobowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Prowadzenie tej ewidencji zapewni ci możliwość księgowania w koszty prowadzonej działalności kosztów związanych z używaniem samochodu (np. koszty paliwa, drobne naprawy, koszty ubezpieczenia itp.). Reguluje to Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1387 z późn. zm.).

Ewidencja Przebiegu Pojazdu powinna zawierać:

  • numer wpisu,
  • datę wyjazdu,
  • wskazanie środka transportu (Nr rej. pojazdu, marka itp.),
  • opisanie trasy (np. Poznań – Warszawa – Poznań),
  • wskazanie celu wyjazdu (np. podpisanie kontraktu handlowego),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za przejechany jeden kilometr (w zależności od pojemności silnika pojazdu),
  • wartość przejechanych kilometrów (stawka x liczba kilometrów),
  • wartość wszystkich przejechanych kilometrów w ciągu miesiąca.

W ewidencji tej, w osobnej tabelce wprowadza się wartości wszystkich faktur za paliwo i kosztów „samochodowych” w danym miesiącu oraz sumę wydatków.

Pamiętaj: Jeśli suma wydatków (faktury) jest wyższa niż wartość wynikająca z przejechanych kilometrów, do Księgi Przychodów i Rozchodów możesz w pozycji kosztów (pozostałe wydatki) wpisać tylko wartość wynikającą z Ewidencji Przebiegu Pojazdu (stawka x liczba kilometrów w miesiącu)!

Pamiętaj: Brak tej Ewidencji może spowodować zakwestionowanie przez Urząd Skarbowy wszystkich kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, a co za tym idzie zwiększenie podatku dochodowego.

 

KSIĘGA KONTROLI

Dotyczy wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. Nie ma obowiązku jej prowadzenia, ale bardzo się przydaje – żebyś za często nie był kontrolowany.

W zwykłym zeszycie załóż taką Księgę kontroli, musi ona zawierać:

  • numer wpisu,
  • datę wpisu,
  • określenie organu kontrolującego,
  • datę rozpoczęcia kontroli,
  • zakres kontroli,
  • datę zakończenia kontroli,
  • podpisy osób przeprowadzających kontrolę,
  • podpis przedsiębiorcy.

Pamiętaj: Jeżeli jakikolwiek urzędnik przyjdzie do ciebie na kontrolę, po przedstawieniu tytułu do przeprowadzenia kontroli poproś go o wpis do twojej Księgi Kontroli. Urzędnik ma obowiązek dokonać wpisu, ale nie myśl, że sam się o to upomni.