Zatrudnianie odpowiednich osób jest dla firmy szczególnie istotne, ponieważ od nich zależeć będzie, jakim potencjałem rozwojowym będzie ona dysponować, ich działanie i inicjatywa zdecyduje o jej ewentualnym sukcesie.
Podczas zatrudniania nowego pracownika pracodawca zobowiązany jest spełnić szereg wymogów formalnych określonych w Kodeksie pracy.
Umowę o pracę zgodnie z art. 25 Kodeksu pracy zawrzeć można na: czas określony, czas nieokreślony, jak również na czas wykonywania pracy. Każda z powyżej wymienionych umów może być poprzedzona umową o pracę na czas próbny nie przekraczający 3 miesięcy (art. 25 § 2 k.p.).
Przed zawarciem umowy pracodawca i pracownik mogą współpracować w oparciu o umowę przedwstępną, która nie jest konieczna w każdym przypadku. Umowa przedwstępna jest zawierana często jako zabezpieczenie na przyszłość, które ma gwarantować możliwość podjęcia zatrudnienia w okresie późniejszym, określonym w powyższej umowie. Do umowy przedwstępnej stosuje się przepisy prawa cywilnego.
Obowiązkowymi elementami umowy przedwstępnej są:
1) Zobowiązanie stron do zawarcia w okresie późniejszym umowy o pracę;
2) Postanowienia umowy przyrzeczonej (art. 389 k.c.);
3) Wskazanie stron umowy;
4) Termin, w którym umowa przyrzeczona zostanie zawarta;
5) Określenie rodzaju umowy przyrzeczonej;
6) Określenie warunków pracy i płacy: rodzaju i wymiaru pracy, wynagrodzenia – czyli formy i treści umowy o pracę (art. 29 k.p.).
Pamiętaj!
Za termin zawarcia umowy przyrzeczonej rozumie się konkretną datę, kiedy umowa ma zostać podpisana bądź datę, do której umowa ma zostać sfinalizowana, ewentualnie może być to określenie zdarzenia, którego zaistnienie będzie umożliwiało zawarcie umowy przyrzeczonej.
Gdy pracodawca lub pracownik pomimo podpisania umowy przedwstępnej uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, to stronie pokrzywdzonej przysługuje prawo dochodzenia roszczeń przed sądem i prawo żądania naprawienia zaistniałej szkody, która powstała właśnie w wyniku braku zawarcia umowy przyrzeczonej.
Warto pamiętać, że prawo do roszczeń ulega przedawnieniu po upływie roku od dnia, w którym umowa miała być podpisana, zaś strona stosunku może wystąpić z roszczeniami jedynie wówczas, gdy umowa przedwstępna została zawarta na piśmie (art. 390 § 3 k.c.). Pracodawcy będący stroną poszkodowaną najczęściej jako formę naprawienia powstałej szkody wybierają odszkodowania rekompensujące poniesione koszty przeznaczone na przygotowanie stanowiska pracy.
Zawierając umowę z pracownikiem – za pośrednictwem kwestionariusza osobowego pracodawca musi uzyskać od osoby zatrudnianej pewne dane identyfikacyjne i rejestracyjne, które następnie podlegać będą ochronie danych osobowych.
Obecnie obowiązują dwa wzory kwestionariusza osobowego:
1) kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
2) kwestionariusz osobowy dla pracownika.
Pracodawca ma prawo żądać zgodnie z art. 22 k.p. od osoby kandydata na pracownika następujących danych osobowych:
- imion i nazwiska;
- daty urodzenia;
- danych kontaktowych;
- posiadanego wykształcenia;
- posiadanych kwalifikacji zawodowych;
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Niezależnie od danych osobowych pracodawca ma prawo żądać również od pracownika:
- innych danych osobowych, w tym imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez osobę zatrudnianą ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy;
- numeru PESEL;
- jeśli to wynika z odrębnych przepisów – pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż tych, które określa (art. 22 § 2 k.p.).
Udostępnienie danych osobowych pracodawcy następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą.
W akcie zawarcia umowy o pracę ustalone zostają pierwsze elementy stosunku pracy związane z warunkami pracy i płacy, jak:
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy;
- wymiar czasu pracy;
- termin rozpoczęcia pracy.
Umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie na piśmie pracownikowi informacji na temat specyfiki pracy najpóźniej w 7. dniu od dnia zawarcia umowy.
W/w informacja ma dotyczyć m.in.:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy pracy;
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
- wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
- układu zbiorowego w zakładzie pracy, którym pracownik będzie objęty;
- zapoznania z regulaminem pracy oraz innymi aktami prawa wewnątrzzwiązkowego;
- zakresu obowiązków.
Pracodawca powinien pamiętać o tym, że pracownik przed przystąpieniem do pracy powinien mieć wykonane aktualne wstępne badanie lekarskie, bez którego pracownik nie powinien zostać dopuszczony do pracy. Pracownik z kolei ze swojej strony zobowiązany jest do dostarczenia pracodawcy orzeczenia lekarskiego, którego postanowienie umożliwia podjęcie pracy na stanowisku, o które się ubiega. Zgodnie z art.229 § 1 k.p. osoby, które zostają przenoszone na stanowiska, gdzie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, powinny poddać się badaniom lekarskim wstępnym, chyba że już wcześniej pracowały one na podobnym stanowisku.
Poza w/w badaniem pracodawca kieruje pracownika na badania okresowe i kontrolne.
Badaniom okresowym podlegają wszyscy pracownicy. Lekarz kierując się wskazówkami zamieszczonymi w Rozporządzeniu MZiOS z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2016.2067), określa częstotliwość badań okresowych.
Badania kontrolne przeprowadza się wówczas, gdy pracownik z powodu choroby nie jest zdolny do pojęcia zatrudnienia dłużej niż 30 dni.
Badania lekarskie przeprowadza lekarz medycyny pracy na podstawie przedstawionego mu skierowania na badania sporządzonego przez pracodawcę na jego koszt. Badania odbywają się zazwyczaj w godzinach pracy pracownika, przy czym za czas spędzony na badaniach osoba zatrudniona ma prawo do otrzymania wynagrodzenia. Gdyby pracownik uchylał się od wykonania badań, a jednocześnie nie dostarczył aktualnego zaświadczenia lekarskiego, wówczas przysługuje pracodawcy prawo rozwiązania z takim pracownikiem umowy o pracę.
Wszelkie niezbędne informacje dotyczące trybu i zakresu badań lekarskich odnaleźć można w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku.
Ponadto, każdy pracownik powinien przed przystąpieniem do pracy uczestniczyć w szkoleniu wstępnym BHP, które musi opłacić z własnej kieszeni, którego zasady określone są w Rozporządzeniu MGiP z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Celem powyższego szkolenia jest zapoznanie pracownika z warunkami pracy i poinformowanie go o zagrożeniach, które mogą wystąpić w środowisku pracy. Szkolenie BHP może być prowadzone jako szkolenie wstępne lub okresowe.
Szkolenia wstępne mogą przybrać formę:
- w przypadku szkoleń wstępnych ogólnych instruktażu ogólnego, któremu podlegają nowo zatrudniani pracownicy, studenci odbywający praktykę studencką oraz uczniowie szkół zawodowych przebywający na terenie danego przedsiębiorstwa w celu praktycznej nauki zawodu,
- w przypadku szkolenia wstępnego z BHP instruktażu stanowiskowego, które odbywa się na stanowisku pracy, gdzie mogą występować czynniki szkodliwe dla zdrowia, a podlegają mu pracownicy, studenci oraz uczniowie odbywający praktyczną naukę zawodu.
Ze strony pracodawcy oraz osoby prowadzącej szkolenie oczekuje się odpowiedniego przygotowania merytorycznego, wyposażenia dydaktycznego, zapewnienia warunków lokalowych oraz prowadzenia dokumentacji z przebiegu szkolenia w postaci dzienników zajęć, protokołów z egzaminów i ćwiczeń.
Konieczne jest również zgłoszenie nowozatrudnionego do ubezpieczenia społecznego. Ponadto osoba, która została przyjęta na dane stanowisko powinna zostać poinformowana o porze nocnej, miejscu i terminie wypłaty oraz sposobie potwierdzania przez pracowników swojej obecności w pracy. Pracodawca musi informować osoby zatrudnione o wszelkich zmianach (o ile takie wystąpią), które dotyczą warunków zatrudnienia. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga formy pisemnej.
Obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie o zatrudnieniu nowego pracownika niektórych organów nadzoru (organ egzekucyjny w przypadku zajęcia przez komornika wynagrodzenia za pracę). Pracodawca w momencie zatrudnienia nowego pracownika powinien uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu bądź nie w rejestrze bezrobotnych. Jeżeli osoba starająca się o zatrudnienie jest zarejestrowana w urzędzie pracy, pracodawca powinien poinformować w/w urząd o fakcie zatrudnienia danej osoby w przeciągu 5 dni od zatrudnienia. Gdy nie dopilnuje tego obowiązku, wówczas zostanie narażony na zapłacenie kary grzywny (min. 3 000 zł). Obowiązek informacyjny dotyczy także byłego bezrobotnego.
Pracodawca powinien także:
- poinformować nowego pracownika o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą;
- zapewnić wyposażanie w środki ochrony indywidualnej i zbiorowej oraz w odzież i obuwie robocze.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW PRACOWNIKA
Do obowiązków pracownika należy w szczególności:
- przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
- przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
- przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
- dbałość o dobro zakładu pracy (ochrona jego mienia, zachowywanie tajemnicy informacji firmowych, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkody).
