LP.

Pytanie/ Zakres weryfikacji

Wskazówka interpretacyjna/ Uwagi

TAK

NIE

NIE DOTYCZY

1

Czy istnieje oficjalnie wprowadzona / zatwierdzona procedura gospodarki kasowej?

Celem takiej procedury jest przedstawienie spójnych zasad w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach organizacyjnych.

2

Czy środki pieniężne są przechowywane w warunkach zapewniających ich należytą ochronę przed utratą lub zniszczeniem?

W zależności o wartości środków pieniężnych sejf lub kasa zamykane na klucz i szyfrowane.

3

Czy sejf / kasa podręczna jest zawsze zamykany na klucz i/lub szyfrowany po każdym otwarciu w celu dysponowania środkami pieniężnymi?

Sejf / kasa nie powinny pozostawać otwarte poza momentami, gdy kasjer przyjmuje / wydaje gotówkę. Należy zwrócić uwagę czy w godzinach pracy kasjera, klucz nie jest zostawiany w drzwiach sejfu / w zamku kasy.

4

Czy wyznaczono osoby odpowiedzialne za środki pieniężne – kasjerów?

5

Czy z kasjerami podpisano umowy o odpowiedzialności materialnej?

Jednocześnie praktykowane jest przyznawanie specjalnego dodatku dla kasjera w związku z dodatkową odpowiedzialnością materialną.

6

Czy kasjerzy mają jasno określony zakres czynności i odpowiedzialności?

Funkcja kasjera nie powinna być łączona z innymi funkcjami w zakresie obrotu pieniężnego, w szczególności z funkcją głównego księgowego i jego zastępcy.

7

Czy kasjer nie prowadzi konta księgowego sejfu / kasy, nie może podejmować decyzji o wypłatach ani nie wystawia faktur sprzedaży?

Należy stosować zasadę segregacji funkcji.

8

Czy klucze do sejfu / kasy są codziennie deponowane w bezpieczny sposób w odpowiednim miejscu?

Klucze powinny być na koniec dnia deponowane w bezpiecznej kopercie u ochrony budynku.

9

Czy ochrona posiada listę osób upoważnionych do pobierania kluczy do sejfu / kasy?

Lista osób upoważnionych do pobierania kluczy do sejfu / kasy, wraz ze wzorami podpisów, powinna być przekazana ochronie. Możliwe jest również wprowadzenie innego sposobu identyfikacji osób pobierających klucze do sejfu / kasy.

10

Czy pobranie i zdanie klucza do sejfu / kasy jest każdorazowo rejestrowane w książce kluczy i potwierdzane podpisem?

Zaleca się, aby dla kluczy do sejfu / kasy prowadzić specjalną książkę pobrań / rejestr.

11

Czy określono minimalny i maksymalny limit środków pieniężnych, jakie mogą być przechowywane w sejfie / kasie?

W zależności od jednostki organizacyjnej należy zapewnić środki gotówkowe na bieżące wydatki, a jednocześnie maksymalnie ograniczać wartość przechowywanej gotówki. Zaleca się, aby wartość gotówki w sejfie / kasie nie przekraczała sumy, jaka została ubezpieczona.

12

Czy nadwyżki gotówki są niezwłocznie odprowadzane do banku?

Powinno się to odbywać przy najbliższym konwoju.

13

Czy określono sposób zasilania sejfu / kasy w gotówkę?

Np. częstotliwość, sposób transportu.

14

Czy jest zagwarantowane bezpieczeństwo osób i środków pieniężnych w czasie zasilania sejfu / kasy i odprowadzania nadmiaru gotówki do banku?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy z bankiem i transport gotówki przez konwój.

15

Czy określono procedurę odbioru / wydania gotówki konwojentom?

Należy uwzględnić częstotliwość, sposób identyfikacji konwojentów, dokumentację przekazania środków pieniężnych.

16

Czy określono metodę zastępstw pomiędzy kasjerami?

W celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania kasy zaleca się wyznaczenie dwóch kasjerów lub co najmniej osoby zastępującej kasjera w czasie nieobecności. Zastępca musi znać wszystkie procedury dotyczące funkcjonowania kasy na równi z kasjerem.

17

Czy kasjer posiada aktualną listę osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dokumentów do wypłaty?

Lista może być imienna lub określać stanowiska upoważnione do wskazanych czynności. Dobrą praktyką jest lista imienna wraz ze wzorami podpisów (szczególnie w dużych organizacjach). Istotna jest systematyczna aktualizacja takiej listy.

18

Czy określono dokumenty używane w obiegu gotówki?

Wzory dokumentów powinny zostać opracowane i umieszczone w procedurze gospodarki kasowej / obiegu gotówki. Możliwe jest akceptowanie wyjątków, ale sytuacje takie również powinny zostać uwzględnione w w/w procedurze.

19

Czy kasjer przyjmuje do realizacji tylko dokumenty określone jako używane w danej organizacji do obiegu gotówki?

W celu weryfikacji należy przejrzeć próbkę dokumentów, na podstawie których kasjer dysponuje środki pieniężne.

20

Czy kasjer codziennie sprawdza saldo gotówki w sejfie / kasie z saldem raportu kasowego?

Kontrola taka powinna być przeprowadzana na koniec dnia i dokumentowana.

21

Czy wszystkie operacje kasowe są codziennie rejestrowane / księgowane w module kasowym systemu komputerowego?

System SAP lub inny system księgowy używany w organizacji.

22

Czy raporty kasowe są sporządzane zgodnie z ustaloną częstotliwością?

Częstotliwość zależy od wartości przepływów gotówki.

23

Czy wszystkie operacje kasowe są udokumentowane dowodami kasowymi (KP dla przychodu, KW dla rozchodu gotówki)?

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

24

Czy wszystkie KP są przygotowywane w dwóch egzemplarzach (pierwszy dla wpłacającego, drugi dołączany do raportu kasowego)?

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

25

Czy wszystkie KP zostały podpisane co najmniej przez kasjera, zawierają numer kolejny, datę wpływu, tytuł wpłaty i wpłaconą kwotę?

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

26

Czy wszystkie KW są przygotowywane w dwóch egzemplarzach (pierwszy dla wypłacającego, drugi dołączany do raportu kasowego?

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

27

Czy wszystkie KW zostały podpisane przez kasjera i osobę odbierającą gotówkę, zawierają numer kolejny, datę wpływu, tytuł wpłaty i wpłaconą kwotę?

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

28

Czy wypłata gotówki następuje tylko na podstawie zaakceptowanych przez osoby upoważnione dokumentów źródłowych?

Przykładowe dokumenty:

- wniosek o zaliczkę,

- rozliczenie zaliczki,

- rozliczenie delegacji / wydatków,

- faktury / rachunki.

W celu weryfikacji należy przeprowadzić test na próbie dokumentów.

29

Czy przy rejestracji operacji kasowych stosuje się zasadę dwóch par oczu (kasjer rejestruje wszystkie operacje kasowe, a następnie przekazuje wszystkie dowody kasowe innej osobie księgującej te operacje na koncie księgowym)?

Zasada dwóch par oczu powinna być stosowana w celu kontroli poprawności księgowania.

30

Czy przeprowadza się cykliczne inwentaryzacje gotówki w sejfie / kasie?

Zalecane są inwentaryzacje miesięczne przeprowadzane przez dwie osoby. W czasie inwentaryzacji należy ustalić stan gotówki (metodą spisu z natury), porównać go z teoretycznym stanem gotówki wg raportu kasowego, wyjaśnić ewentualne różnice. Dodatkowo osoby przeprowadzające inwentaryzację powinny sprawdzić poprawność przechowywania gotówki i przestrzeganie ustalonych limitów gotówki w sejfie / kasie.

31

Czy inwentaryzacja gotówki w sejfie / kasie jest przeprowadzana przez 2 osoby?

W celu weryfikacji należy sprawdzić podpisy na protokołach z inwentaryzacji.

32

Czy przeprowadzane są niezapowiedziane inwentaryzacje gotówki?

Inwentaryzacje takie powinny odbywać się ze zmienną częstotliwością, poza inwentaryzacjami cyklicznymi, zgodnie z decyzją głównego księgowego, jego zastępcy lub innej osoby zarządzającej jednostką. Kasjer nie może być o nich wcześniej powiadamiany.  Celem takich inwentaryzacji jest zapobieganie „pożyczaniu” środków pieniężnych z sejfu / kasy w czasie miesiąca i uzupełnianiu ich przed cyklicznym przeliczeniem na koniec miesiąca.

33

Czy przy zmianie kasjera przeprowadza się inwentaryzację gotówki w sejfie / kasie potwierdzaną protokołem przejęcia podpisanym przez osobę zdającą i przyjmującą kasę?

Przeliczenie takie powinno być przeprowadzane przy każdej zmianie kasjera w celu uniknięcia wątpliwości, kto odpowiada za ewentualne różnice inwentaryzacyjne.

34

Czy stwierdzone różnice inwentaryzacyjne zostały wyjaśnione?

Wyjaśnienia powinny zostać wpisane do protokołu inwentaryzacji wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za powstałą różnicę.

35

Czy kasjer odpowiedzialny za różnicę kasową został obciążony zgodnie z umową o odpowiedzialności materialnej?

Postępować należy zgodnie z zapisami umowy o odpowiedzialności materialnej uwzględniając również zapisy Kodeksu Pracy.

36

Czy każdy z kasjerów posiada indywidualny login do systemu?

W przypadku stosowania narzędzia informatycznego do obsługi obiegu gotówki przez kasjerów. Szczególnie, jeżeli jednocześnie więcej niż jedna osoba może obsługiwać kasę. Należy wówczas rozszerzyć kontrolę o kwestie bezpieczeństwa dostępu do systemów, tajności haseł, itp.

37

Czy pomieszczenie, w którym znajduje się sejf / kasa jest odpowiednio zabezpieczone (np. zamknięcie od wewnątrz, system ograniczonego dostępu, przycisk antynapadowy, inne)?

W zależności od organizacji i wartości środków pieniężnych.

38

Czy kasjerzy zostali przeszkoleni na wypadek konieczności wydania gotówki pod przymusem?

Istotne jest przypominanie pracownikom, jak mają postępować w takim przypadku, na co zwracać uwagę oraz określenie, że priorytetem jest zdrowie i życie ludzi.