Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowane, a Projekt jest realizowany zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie Projektu.

Audytor powinien przede wszystkim dokonać odpowiedzi na pytania:

1) czy Beneficjent realizuje Projekt zgodnie z Umową i wnioskiem o dofinansowanie oraz z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie programu, w tym na pytania: czy procedury kontroli wewnętrznej Beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu i rzetelności wniosków o płatność oraz czy ponoszone wydatki są kwalifikowalne;

2) czy Beneficjent posiada odpowiednie procedury finansowo - księgowe oraz procedury dotyczące, w odniesieniu do każdej operacji i stosownie do potrzeb, specyfikacji technicznej, planu finansowego, dokumentacji przyznania pomocy, dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdań z przeprowadzonych weryfikacji i audytów;

3) czy Beneficjent prowadzi odrębną ewidencję księgową;

4) czy wydatki są kwalifikowalne i w jaki sposób zostały udokumentowane - ocenić zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu;

5) czy wnioski o płatność są wiarygodne - ocenić wiarygodność wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników;

6) czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli/audytu oraz usunął ewentualne nieprawidłowości;

7) w jaki sposób prowadzony jest system archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu;

8) czy Beneficjent, w zakresie informacji i promocji, stosuje się do zapisów zawartych w Umowie o dofinansowanie projektu.

Audytor powinien zbadać zgodność z przepisami prawa i prześledzić ścieżkę audytu na operacjach objętych audytem, począwszy od oryginalnych dokumentów, aż do ostatecznego załatwienia sprawy.
W rachunkowości działania podejmowane na różnych etapach procesu sprawdzania i zatwierdzania operacji finansowych. Istnienie łatwej do prześledzenia ścieżki audytu wskazuje na dobre funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej.

Następnym etapem jest zasięganie informacji – uzyskanie informacji od osób dysponujących wiedzą na dany temat, obecnych w jednostce lub poza nią, w ramach posiadanego upoważnienia.

Badanie zgodności jest narzędziem oceny systemu kontroli zarządczej, polegające na zbadaniu sposobu przetwarzania wybranych operacji przez kontrolowany system. Celem badania jest stwierdzenie, czy system działa w sposób ciągły (tj. w całym okresie objętym badaniem), spójny (tj. wszystkie operacje podlegające działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy) i skuteczny (tj. osiągał cele związane z jego ustanowieniem).

Kolejnym etapem jest przygotowanie wykazu dokumentów, na podstawie których stwierdzono stan faktyczny w wymienionych wyżej obszarach. Badamy dokumenty oryginalne, ich opis oraz zaklasyfikowanie wydatku. Badamy również procedury wewnętrzne oraz dokonujemy ich oceny.

Celem badania jest odpowiedź, czy Beneficjent realizuje Projekt zgodnie z Umową i wnioskiem o dofinansowanie oraz z obowiązującymi przepisami prawa.

Następnym etapem jest sprawdzenie, czy procedury kontroli wewnętrznej Beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelności wniosków o płatność oraz że ponoszone wydatki są kwalifikowane. W tym etapie pomocne audytorowi będą narzędzia w postaci tabel. Zestawienie poszczególnych kontroli sprawowane przez osoby upoważnione w Projekcie umożliwi przygotowana tabela:

UWAGA! Warunkiem uznania wydatków dokonywanych przed podpisaniem umowy za kwalifikowalne jest wskazanie tych wydatków w umowie o dofinansowanie projektu.

Wyodrębnienie księgowości powinno być widoczne w jednostce realizującej Projekt na etapie planowania dochodów i wydatków, a więc w momencie podpisania umowy o dofinansowanie lub sfinansowanie wydatków środkami unijnymi. Jeżeli Projekt realizuje jednostka budżetowa, to właściwym będzie wyodrębnienie ewidencji dochodów i wydatków, czyli wpływu środków na wyodrębniony rachunek bankowy założony dla Projektu, jak również zapłaty za faktury dla wykonawców, jak też na podstawie dokumentów wewnętrznych (gdy wydatki dla osób zatrudnionych w Projekcie wyliczone zostają ryczałtowo w oparciu o zapisy w umowie). Wtedy księgowość musi być wyodrębniona w dziale, rozdziale i paragrafach (zgodnie z zawartą umową) oraz z czwartą cyfrą paragrafu właściwą dla źródła pochodzenia środków, określonych w Rozporządzeniu Min. Fin.  z dnia 16.12.2014 r. zmieniającym Rozporządzenie Min. Fin.  z dnia 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.). Przykład wyodrębnienia księgowości w jednostkach sektora finansów publicznych, realizujących Projekt z Regionalnego Programu Operacyjnego województwa:

Konto 130, dział, rozdział, paragraf z czwartą cyfrą 7 – środki pochodzące ze źródeł zagranicznych;

Konto 130, dział, rozdział, paragraf z czwartą cyfrą 9 – wkład własny Beneficjenta (zapisany w umowie).

Jeżeli Beneficjentem jest podmiot gospodarczy, spółka miejska lub stowarzyszenie, to wyodrębnienie księgowości Projektu będzie właściwe w kosztach. Jednak koniecznym jest założenie odrębnego rachunku bankowego/lub subkonta dla potrzeb projektu. Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji. Element przejrzystości jest nieodzowny dla kontroli realizacji Projektu w trakcie jego realizacji przez audytorów zewnętrznych, sprawozdawczości składanej do jednostki nadzorującej Projekt. W momencie podpisania umowy o dotację podmiot gospodarczy dokładnie zna jej wartość i jednostka posiada pewność, że dotację otrzyma, ale dotacja będzie związana z przyszłymi, bliżej nieokreślonymi okresami sprawozdawczymi. Nieznany jest również termin faktycznego otrzymania dotacji. W takiej sytuacji ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób: Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce np. „Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji”) Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Ostatnim z etapów audytu jest:

• sporządzenie wykazu osób, które udzielały wyjaśnień w związku z audytowanymi obszarami wraz z opisem udzielonych wyjaśnień.
• sporządzenie wykazu stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz znaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy.
• określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień lub wprowadzenia usprawnień.
• sporządzenie opinii w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

Lista kontrolna nr 1