Nie od dziś wiadomo, iż audytorzy czy też kontrolerzy wewnętrzni nie są zbyt dobrze postrzegani w organizacji, szczególnie w miejscach, gdzie audyt wewnętrzny, czy też kontrola wewnętrzna zostały narzucone przez jednostkę nadrzędną (np. firmę matkę, czy też inwestora zagranicznego).
Zasady komunikacji oraz budowanie relacji jako audytor wewnętrzny.
Audytor wewnętrzny bardzo często postrzegany jest jako „zło konieczne”, które trzeba przetrwać. Najlepiej dać mu to, czego oczekuje, nie mówić zbyt wiele, bo….jeszcze zacznie drążyć temat i się do czegoś przyczepi….a po co komu dodatkowe problemy. Poza tym każdy bez wyjątku audytowany jest zawsze zawalony po uszy pracą i nie ma opcji na znalezienie czasu odpowiedniego na audyt (czytaj: na marnowanie czasu, bo… przecież i tak się nic nie zmieni, a jeszcze pracy dojdzie, np. na poprawki, korekty lub wyjaśnianie), a niech się jeszcze trafi wyjątkowo ciężki, marudny przypadek….to i premię można dostać okrojoną tuż po raporcie z audytu.
Na szczęście wszystko, co zostało przedstawione, to stereotyp i od jakiegoś czasu mit (są naturalnie osoby niereformowalne i zdania nie zmienią - szczególnie w organizacjach użyteczności publicznej, bo….”zawsze tak było i było ok, to po co zmieniać”). Niemniej jednak, bardzo ważną cechą audytora jest umiejętność komunikacji i tak zwane „ludzkie podejście do audytowanego”.
Do niedawna uważano, iż audytor nie powinien się zaprzyjaźniać z nikim wewnątrz organizacji, czy utrzymywać jakichkolwiek kontaktów towarzyskich, ponieważ w przypadku audytu w danym obszarze narusza to jego bezstronność i obiektywizm. Nic bardziej mylnego. To od relacji z audytowanymi zależy, jak dużo nam powiedzą, czy wskażą, gdzie leży problem, co nie działa prawidłowo, a co można by zrobić, aby proces uszczelnić bądź też usprawnić. Przecież nikt i nic nie da audytorowi lepszego spojrzenia na proces, niż osoby bezpośrednio biorące w nim udział. Dokumenty źródłowe owszem, są bardzo istotne, ale jak wiadomo…”papier przyjmie wszystko”. Niejednokrotnie zdarza się, że jednego dnia dokumenty nie zawierają poszczególnych podpisów bądź mają inne daty, a już dnia następnego (np. po zwróceniu uwagi przez audytora) wszystkie dokumenty są bez skazy.
Pierwszym ważnym aspektem w budowaniu relacji jest zdobycie przychylności oraz zaufania (tak zaufania – to się zdarza, chociaż jest to proces ciągły i niełatwy). Nie sposób jest wejść do biura audytowanego, przedstawić się, przedstawić temat audytu i poprosić o stosowną dokumentację. Dla audytowanego jest to znak…aha…zaczęło się…prokurator przyszedł i będzie węszył. Wiele więcej otrzymać można wchodząc do biura audytowanego z uśmiechem, ściskając mu dłoń, rozmawiając o pogodzie bądź zapytać o samopoczucie. Sam fakt audytu budzi w audytowanym niepokój i napiętą atmosferę (u niektórych nawet stres), nie trzeba tego dodatkowo potęgować. Warto rzucić okiem na biurko audytowanego lub na jego monitor - być może znajduje się na nim jakaś fotografia żony, dziecka, pupila. Jeżeli tak, można podjąć temat – audytowany wówczas skupia uwagę na temacie, który jest mu bliski, jest to prosta metoda redukcji dystansu, przełamania pierwszych lodów.
Kolejnym ważnym aspektem jest wyjaśnienie audytowanemu, w jakim celu przeprowadzany jest audyt (poza oczywiście skrajnymi przypadkami audytów śledczych), czy jest to audyt zgodny z rocznym planem audytu, czy też zlecony przez Zarząd, Radę Nadzorczą itp. w celu np. weryfikacji procesu. Zawsze należy podkreślić, iż celem audytu nie jest znalezienie błędów i ukaranie winnego, ale weryfikacja procesu, jego uszczelnienie oraz usprawnienie. Warto zapytać o sugestie audytowanego, jego opinię oraz pomysły (dotyczące badanego procesu). Audytowany czuje się wówczas bardziej zintegrowany z procesem oraz organizacją. Czuje, że ma wpływ na to, jak proces przebiega. Bardzo często bywa tak, że sam audytowany nie potrafi się przebić z bardzo dobrym pomysłem, zostaje spacyfikowany na wstępie, w wyniku czego, po którymś razie, traci motywację do działania. Zrozumienie, że audytor może pomóc usprawnić proces, chociażby przez swoje zalecenia, pozwoli uzyskać intratne informacje na jego temat. W przypadku audytowanych, którzy boją się z imienia i nazwiska udzielić jakichkolwiek informacji (kultura organizacji, w której szuka się winnego, a nie naprawia proces), należy pouczyć, iż audytor ma prawo zachować anonimowość swojego źródła.
Zasady komunikacji oraz budowanie relacji jako audytor wewnętrzny.
W przypadku kontrolera wewnętrznego sprawa jest dużo bardziej skomplikowana, nie łatwo jest przekonać kontrolowanego, iż kontrola wewnętrzna zadziała na jego dobro. Najważniejszym aspektem jest wyjaśnienie kontrolowanemu, iż każdy popełnia błędy i celem kontroli nie jest szukanie winnego, a rzetelne przedstawianie np. publikowanych informacji, raportów i analiz. Można też powołać się na zasadę podwójnego sprawdzania danych, a co za tym idzie zwiększenie wiarygodności i poprawności informacji, które niejednokrotnie są twardymi danymi, służącymi np. Zarządowi, do podejmowania strategicznych dla organizacji decyzji.
Reasumując, ważne jest przedstawienie audytora i kontrolera wewnętrznego jako „człowieka”, który potrafi stanąć po drugiej stronie lustra i niejednokrotnie (bardzo chętnie) wspomoże audytowanego/kontrolowanego w usprawnieniu procesu, a także doradzi, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Wszystkie osoby w organizacji powinny zrozumieć, iż pracują na wspólne jej i swoje dobro, a na pewno na to wspólne dobro dużo łatwiej pracuje się w przyjaznej, miłej atmosferze.
