Zarządzający audytem wewnętrznym musi opracować i realizować program zapewnienia i poprawy jakości, obejmujący wszystkie aspekty działalności audytu wewnętrznego. Musi też monitorować w sposób ciągły efektywność tego procesu. Istnieją dwa podstawowe sposoby oceny pracy audytu wewnętrznego: oceny wewnętrzne i oceny zewnętrzne.
Zgodnie z MSPZAW audyt wewnętrzny musi podlegać okresowej ocenie wewnętrznej i zewnętrznej.
Oceny wewnętrzne Standard 1311
Ocena wewnętrzna musi obejmować:
1) bieżące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego oraz
2) okresowe przeglądy przeprowadzane drogą samooceny lub przez inną osobę z organizacji, posiadającą wystarczającą znajomość praktyki audytu wewnętrznego i Standardów.
Bieżące monitorowanie polega na codziennym nadzorze, przeglądzie i pomiarze działalności audytu wewnętrznego. Jest nieodłączną częścią codziennych zasad i praktyki zarządzania audytem wewnętrznym.
Monitorowaniem pracy audytorów zajmuje się kierownik komórki audytu.
Do najczęściej stosowanych narzędzi monitorowania należą:
- procedury nadzoru nad audytami,
- listy sprawdzające i inne narzędzia dokumentujące stosowanie przyjętych regulacji i metodyki audytu wewnętrznego,
- ocena pracy audytu wewnętrznego przez klientów audytu (kwestionariusze oceny),
- wybrane wewnętrzne przeglądy dokumentacji roboczej przez pracowników niezaangażowanych w dane zadanie,
- budżety projektów i systemy ewidencji czasu pracy,
- analiza innych mierników jakości i stopnia wykonania prac.
Przykładowe oceny jakości i stopnia wykonania prac obejmują mierniki:
1) satysfakcji kierownictwa organizacji (np. badanie opinii),
2) oceny procesu audytu wewnętrznego (np. ilość, jakość i waga ustaleń i zaleceń, stopień wykonania audytów, kwota oszczędności wynikająca z zaleceń, techniki zapewnienia jakości, czas trwania audytów),
3) innowacyjności i kompetencji (np. doświadczenie personelu, liczba godzin szkolenia na audytora, spełnienie wymagań z zakresu ciągłego doskonalenia zawodowego, liczba dyplomowanych audytorów),
4) satysfakcji klientów audytu – kierownictwa operacyjnego i audytowanych (np. wyniki badania opinii, procent wdrożonych zaleceń, liczba wniosków o audyt, liczba skarg na audyt wewnętrzny).
Inną formą wewnętrznej oceny są okresowe przeglądy dokonywane w celu oceny zgodności prowadzonych prac ze MSPZAW. Kryteriami oceny może być też skuteczność i wydajność audytu wewnętrznego w prowadzonych pracach.
Okresowe przeglądy wewnętrzne mogą być prowadzone zarówno w formie samooceny, jak i przez osoby spoza komórki audytu, posiadające dyplomy CIA lub inne odpowiednie kwalifikacje.
Oceny zewnętrzne Standard 1312
Zgodnie ze MSPZAW komórka audytu powinna podlegać ocenie zewnętrznej nie rzadziej niż raz na 5 lat.
Oceny zewnętrznej powinna dokonywać osoba (lub zespół) niezależna od organizacji, czyli taka,
u której nie występuje ani rzeczywisty, ani domniemany konflikt interesów.
Ocenę zewnętrzną mogą przeprowadzać:
- osoby dokonujące przeglądów zapewniania jakości IIA
- pracownicy organów regulacyjnych
- konsultanci
- audytorzy zewnętrzni
- inni dostawcy profesjonalnych usług audytu wewnętrznego
- audytorzy wewnętrzni spoza organizacji, których działalność podlega ocenom zewnętrznym.
Osoba dokonująca oceny powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje:
- musi to być kompetentny, dyplomowany profesjonalista w zakresie audytu, mający aktualną wiedzę na temat Standardów IIA
- osoba ta powinna dobrze orientować się w zakresie dobrych praktyk audytu wewnętrznego
- powinna posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie zdobyte w ostatnim czasie w audycie wewnętrznym na stanowisku kierowniczym
Zakres oceny zewnętrznej
Osoba oceniająca audyt wewnętrzny sprawdza, czy działalność audytu jest zgodna ze:
1) Standardami IIA,
2) Kodeksem etyki IIA,
3) kartą audytu,
4) planami,
5) procedurami,
6) odpowiednimi wymogami prawnymi i regulacyjnymi.
Ocenia również, czy spełnione są oczekiwania kierownictwa oraz czy audyt przysparza wartości i usprawnia działania organizacji. Oceniający dokonuje przeglądu narzędzi i metod stosowanych w audycie, sprawdza też, czy audytorzy zatrudnieni w komórce audytu posiadają odpowiednią wiedzę, umiejętności i doświadczenie potrzebne do właściwego wypełniania obowiązków.
Sprawozdanie z oceny zewnętrznej dla kierownictwa organizacji powinno zawierać opinię na temat zgodności działania audytu wewnętrznego ze Standardami IIA, ocenę stosowania najlepszych praktyk oraz ewentualne zalecenia, o ile zachodzi potrzeba ich wydania.
Literatura:
Komunikat nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
Damian Klima Statystyka dla audytorów (2005) InfoAudit Sp.z o.o.
