Zamówienia z sektora teleinformatycznego dotyczą specyficznego segmentu rynku, z którym często wiążą się problemy z właściwym opisem przedmiotu zamówienia, szacowaniem zamówienia, wyborem trybu postępowania, opisem warunków udziału w postępowaniu. Specyfika tych postępowań nakłada na zamawiającego obowiązek rzetelnego planowania nie tylko samych postępowań o zamówienia publiczne, lecz także oceny długoletniej perspektywy rozwoju np. sieci, bazy programowej, sprzętowej itp. Wypełnienie tego postulatu wymaga zaangażowania fachowej pomocy i często bywa trudne. Jest jednak niezbędne dla zachowania zasad uczciwej konkurencji zarówno pod względem technologicznym, jak i równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości przy udzielaniu zamówień teleinformatycznych.

Pozwala to też na unikanie konsekwencji związanych z nieuzasadnionym udzielaniem zamówień w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zwłaszcza więc w tego rodzaju postępowaniach konieczne jest dokładne i szczegółowe przygotowywanie zamówień i należyta ich kontrola, która ograniczy przypadki dokonywania opisów przedmiotów zamówień z naruszeniem zasady konkurencyjności, pozwoli na kontrolę metodologii szacowania zamówień oraz badać będzie faktyczne wykorzystanie dokonywanych zakupów. Kontrola ta powinna zapewniać dalszy nieskrępowany rozwój infrastruktury teleinformatycznej bez konieczności wiązania się z wyłącznie jednym oferentem, a co za tym idzie dbać o skuteczne przenoszenie majątkowych praw autorskich na odpowiednich polach eksploatacji oraz udzielenie zgody autora na wykonywanie praw zależnych.

Przy ustalaniu zakresu przedmiotowego audytu zamówień publicznych dotyczących zakupu infrastruktury teleinformatycznej audytor powinien wziąć pod rozwagę ryzyko charakterystyczne dla tego obszaru, tj. w szczególności:

  1. Dokonać oceny, czy przyjęte rozwiązania zapewniają pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi tego obszaru: zapewnienia „otwartości” standardów, „interoperacyjności” wdrażanych rozwiązań, a zatem czy nie skutkują ograniczeniami w przypadku realizacji kolejnych zamówień dotyczących rozbudowy/odnowy posiadanych zasobów;
  2. Dokonać oceny, czy proces szacowania wartości przedmiotu zamówienia odbywał się prawidłowo tzn., czy nie dochodziło do przypadków znacznego niedoszacowania/przeszacowania wartości przedmiotu zamówienia;
  3. Dokonać oceny, czy w trakcie realizacji zamówień publicznych nie dochodziło do ograniczenia zasady konkurencyjności, m.in. w SIWZ;
  4. Dokonać oceny, czy interesy zamawiającego związane ze specyfiką zakupów teleinformatycznych zostały stosownie zabezpieczone w umowie, m.in. w zakresie:
    1. majątkowych praw autorskich umożliwiających późniejsze nieuzależnianie się od konkretnego wykonawcy, w tym m.in. skuteczność przeniesienia praw autorskich na zamawiającego,
    2. należytego wykonania zamówienia przez wykonawcę;
  5. Dokonać oceny, czy postępowania o zamówienie publiczne prowadzone są w sposób gospodarny, celowy, rzetelny i zgodny z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami.

Szczególnie istotne znaczenie dla audytu w obszarze zakupów infrastruktury teleinformatycznej ma ustalenie, czy zamawiający zapewnił równe traktowanie technologii teleinformatycznych i stworzył warunki do ich uczciwej konkurencji, w tym zapobiegania możliwości eliminacji technologii konkurencyjnych przy rozbudowie i modyfikacji eksploatowanych systemów teleinformatycznych lub przy tworzeniu konkurencyjnych produktów i rozwiązań.

Zamawiający powinien zatem dokonywać stosownych analiz perspektyw zakupów w sektorze teleinformatycznym w sposób, który ograniczy ryzyko konieczności udzielania zamówień temu samemu podmiotowi. Intencją takiego działania nie jest wprowadzanie ograniczania konkurencyjności przez wyłączenie jakiegokolwiek oferenta, czy też swobody zawierania umów w ramach istniejących rygorów prawa (Kodeks Cywilny, ustawa PZP), lecz przeciwnie, konieczność ich dochowania przy jednoczesnym pełnym zachowaniu zasady tzw. neutralności technologicznej, o jakiej mowa w art. 3 pkt. 19 ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne[1].

Powyższe potwierdza konieczność stosowania, ściśle powiązanej z powyższą, zasady interoperacyjności wprowadzonej na mocy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych[2].
Zgodnie z § 4 w/w rozporządzenia przez interoperacyjność należy rozumieć:

  • ujednolicenie, rozumiane jako zastosowanie kompatybilnych norm, standardów i procedur przez różne podmioty realizujące zadania publiczne, lub
  • wymienność, rozumianą jako możliwość zastąpienia produktu, procesu lub usługi bez jednoczesnego zakłócenia wymiany informacji pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne lub pomiędzy tymi podmiotami a ich klientami, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych współpracujących systemów, lub
  • zgodność, rozumianą jako przydatność produktów, procesów lub usług przeznaczonych do wspólnego użytkowania, pod specyficznymi warunkami zapewniającymi spełnienie istotnych wymagań i przy braku niepożądanych oddziaływań.

Jak podkreśla ustawodawca, zastosowany przez podmiot realizujący zadania publiczne sposób interoperacyjności nie może naruszyć zasady neutralności technologicznej. Zalecenia audytu powinny być zatem skierowane na usprawnienie w jednostkach publicznych stosowania zasady neutralności technologicznej.

Wspomnieć jednocześnie należy o wadze jaką wnosi nowelizacja ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, która w art. 4 ust. 1 wskazuje, że odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w związku z realizacją zamówienia publicznego, podlega nie tylko kierownik jednostki (art. 4 ust. 1 pkt. 2), lecz także wszyscy pracownicy jednostki lub inne osoby, którym odrębną ustawą lub na jej podstawie powierzono wykonywanie obowiązków w jednostce, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych[3]. Zgodnie z rozumieniem w/w przepisów odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego została rozszerzona na pracowników jednostki działających w ramach powołanych Komisji Przetargowych, którzy mają bezpośredni wpływ na tworzenie i kształt specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Stosownie do wybranego celu audytu, dotyczącego zamówień z zakresu zakupu infrastruktury teleinformatycznej, badaniu audytowemu powinny zostać poddane właściwe procesy i dokumenty jednostki. Mogą to być dla przykładu:

  1. Proces planowania inwestycji związanych z dokonywanymi zakupami (plany strategiczne rozbudowy infrastruktury, plany finansowe, plany inwestycyjne).
  2. Proces zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w zakresie:
    1. Wszczynania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (uzasadnienia dla planowanych zakupów, określania wartości szacunkowej zamówienia, wyboru trybu udzielenia zamówienia, ogłaszania postępowań, sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia);
    2. Przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia (składania ofert, wykonywania czynności komisji przetargowej, rozpatrywania ofert, dokonywania wyboru wykonawcy, rozpatrywania odwołań);
    3. Dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia (rejestry, protokoły, notatki służbowe, umowy, sprawozdania roczne);
    4. Dokonywania odbioru przedmiotu zamówienia (protokoły, faktury, rachunki);
    5. Ewidencjonowania zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

W załączeniu przedstawiono listę dokumentów niezbędnych do realizacji audytu.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

 

[1] Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.)

[2] Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247)

[3] Ustawa z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2018 poz. 1458)